Les étapes à suivre si MS Excel reformate automatiquement les numéros de suivi, les codes postaux, les numéros de commande ou les SKU des produits dans votre fichier CSV (ce qui empêche l'importation d'un fichier CSV dans ShipStation).
Le problème le plus répandu concernant les fichiers CSV exportés est lié à la façon dont les tableurs, comme Excel ou Numbers, reformatent les données dans le fichier.
Cet article décrit les étapes à suivre pour empêcher Microsoft Excel de reformater automatiquement les numéros de suivi, les codes postaux, les numéros de commande et les SKU de produits dans vos fichiers CSV (ce qui peut entraîner l'échec d'une importation du fichier CSV dans ShipStation).
Numbers (macOS)
Nous ne recommandons pas d'ouvrir les fichiers CSV exportés de ShipStation dans Numbers (macOS). Si vous ouvrez un fichier CSV exporté de ShipStation dans Numbers, il est possible que le fichier ne puisse pas être réimporté avec succès dans ShipStation.
Si la situation se présente, réexportez le fichier CSV de ShipStation et ouvrez-le dans un autre programme (comme Excel ou Google Sheets).
Le problème
Les fichiers CSV sont un moyen efficace de stocker une grande quantité d'informations, mais ils ne contiennent pas les informations de formatage des cellules qui permettent aux tableurs de savoir comment interpréter chaque cellule.
Lorsque vous ouvrez un fichier CSV dans Excel ou que vous double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir dans Excel, Excel essaie automatiquement de formater les informations du fichier en fonction du contenu des cellules. Pour les cellules qui ne contiennent que des données numériques, cela inclut la suppression des zéros qui précèdent et la conversion des grands nombres en notation scientifique. Lorsque vous traitez des informations relatives à l'expédition et aux commandes provenant ShipStation, cela peut entraîner les problèmes de données suivants :
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Les numéros longs de suivi, de commande et d'identification de produit se transforment en notation scientifique.
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Les codes postaux, les numéros de commande et les SKU de produits avec des zéros qui précèdent voient leurs zéros supprimés.
Le correctif
Pour éviter le problème ci-dessus, importez le fichier CSV dans Excel sans l'ouvrir afin de pouvoir contrôler le formatage des données.
Les étapes ci-dessous décrivent comment importer un fichier CSV dans Excel pour conserver les données numériques sous forme texte.
Remarque
Les captures d'écran de ces étapes ont été faites avec la version Excel 2013. Si vous utilisez une version plus ancienne, votre écran et le processus peuvent différer légèrement. Pour les utilisateurs d'Excel 2016, vous devez restaurer l'assistant d'importation de texte pour mener à bien ces étapes.
Si vous rencontrez des difficultés, vous devrez peut-être contacter le service d'assistance de Microsoft pour obtenir de l'aide avec votre version d'Excel.
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Téléchargez et enregistrez le fichier CSV provenant de ShipStation. N'ouvrez pas le fichier.
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Ouvrez Excel, puis ouvrez une nouvelle feuille de calcul vierge.
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Cliquez sur l'onglet Données.
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Sélectionnez l'option À partir d'un fichier texte.
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Sélectionnez le fichier CSV souhaité.
L'assistant d'importation, qui va vous guider dans les paramètres d'importation, s'ouvre.
Les utilisateurs d'Excel 2016 devront restaurer l'assistant d'importation de texte avant de continuer si ce n'est pas déjà fait.
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Assurez-vous que l'option Délimité – Chaque champ est séparé par des caractères comme des virgules ou des tabulations est sélectionnée, puis cliquez sur Suivant.
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Cochez les cases Tabulation et Virgule.
Vérifiez l'aperçu des données pour vous assurer que vos données ont été correctement séparées.
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Cliquez ensuite sur Suivant.
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Recherchez n'importe quelle colonne qui ne contient que des chiffres, puis définissez le Format des données de la colonne sur Texte.
Dans la capture d'écran ci-dessous, nous utilisons le numéro de suivi comme exemple.
Paramètres de défilement Mac
Si vous utilisez un Mac et que vous ne pouvez pas faire défiler les colonnes pour les trouver, vous devrez peut-être mettre à jour les Préférences générales de votre Mac afin que l'option Afficher la barre de défilement soit définie sur Toujours.
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Cliquez sur Terminer, et votre fichier sera importé avec les données au bon format.
Enregistrer le fichier
Après avoir correctement importé les données dans Excel, enregistrez le fichier dans un format plus avancé (comme .xlsx) afin de préserver le formatage des cellules et de pouvoir ouvrir le fichier plus facilement à l'avenir.
Si vous enregistrez à nouveau le fichier au format CSV, vous devrez effectuer les étapes ci-dessus chaque fois que vous examinez le fichier pour vous assurer que les données numériques sont préservées.