Détails sur l'intégration de ShipStation avec UPS. Cet article explique les conditions de l'intégration, le processus de connexion des comptes, les fonctions disponibles ; il inclut des remarques et des conseils pour la résolution des problèmes.
ShipStation est une application certifiée UPS Ready® qui vous permet d'obtenir des tarifs et de créer des étiquettes d'expédition nationales et internationales en fonction des tarifs d'expédition négociés avec UPS. UPS aide les petites et grandes entreprises à répondre à leurs besoins logistiques. UPS propose également des options en matière de développement durable comme la dématérialisation des factures et son programme de réduction des émissions de carbone
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Exigences relatives à la connexion :
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Un compte UPS actif
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L'adresse de facturation de votre compte UPS, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail
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Les informations suivantes collectées sur votre dernière facture UPS (non requis pour les nouveaux comptes). Si vous avez des questions concernant votre facture UPS, veuillez contacter l'assistance à la clientèle d'UPS.
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Identifiant de contrôle (pas nécessaire pour UPS AU/NZ 🇦🇺 🇳🇿)
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Date de la facture
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Numéro de facture
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Montant de la facture
Référez-vous à l'étape 9 de la section Associer un compte UPS ci-dessous pour voir un exemple de facture.
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Conditions pour les expéditions à l'international :
Joignez à votre expédition votre facture commerciale en trois exemplaires si la soumission électronique n'est pas activée. Examinez les options et les formulaires internationaux.
Comment associer un compte UPS à ShipStation :
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Sélectionnez la vignette UPS et cliquez sur Connexion.
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Cliquez sur Suivant.
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Lisez l'accord sur la technologie UPS, sélectionnez Oui, j'accepte, puis cliquez sur Suivant.
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Remplissez le côté gauche du formulaire avec les coordonnées principales de votre compte UPS.
Si vous ne savez pas où trouver ces informations, consultez la section Trouver vos coordonnées UPS de cet article.
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Remplissez le côté droit du formulaire en saisissant en majuscules les informations de votre compte UPS, puis cliquez sur Suivant.
Remarque
S'il s'agit d'un nouveau compte UPS, n'oubliez pas de décocher la case à côté de J'ai reçu une facture au cours des 90 derniers jours, puis ignorez l'étape suivante.
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Munissez-vous de votre dernière facture UPS et saisissez en majuscules les informations demandées, puis cliquez sur Suivant.
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Cliquez sur Connexion.
L'intégration de ShipStation à UPS prend en charge les fonctionnalités standard suivantes :
Fonctionnalités communes de ShipStation
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Fonctionnalité |
Prise en charge ? |
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Déclarations de douane électroniques (Nécessite l'activation de l'EDI/de la facture dématérialisée dans le compte UPS) Vous pouvez également vous référer au guide des factures commerciales UPS (format PDF) ci-dessous. |
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L'intégration de ShipStation à UPS prend en charge les fonctionnalités supplémentaires suivantes :
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Fonctionnalité |
Description |
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Facturation du transporteur |
UPS ne vous facture que les étiquettes que vous utilisez, et elles vous sont facturées mensuellement sur votre compte. UPS ne facture pas votre compte lorsque vous créez l'étiquette dans ShipStation. Toute étiquette UPS que vous créez dans ShipStation et qui N'EST PAS utilisée pour expédier un colis ne vous sera pas facturée (elle n'apparaîtra pas sur votre facture). Cependant, vous pouvez toujours annuler les étiquettes que vous n'utilisez pas pour améliorer la précision de vos dossiers d'expéditions. |
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Activer les tarifs négociés |
Pour voir vos tarifs négociés, vous devez d'abord activer la fonction dans votre compte UPS dans ShipStation. Vous aurez besoin de votre facture UPS la plus récente pour mener à bien ce processus. Suivez |
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Programme de réduction des émissions de carbone d'UPS |
Par défaut, tous les comptes UPS connectés à ShipStation sont automatiquement inscrits au programme de réduction des émissions de carbone. Si vous ne souhaitez pas participer au programme de réduction des émissions de carbone, désactivez cette option dans vos paramètres UPS dans ShipStation. |
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Échange de données informatisé (EDI) |
Contactez UPS pour activer la dématérialisation des factures par le biais de l'EDI pour votre compte UPS. Une fois l'option activée, ShipStation soumettra automatiquement les informations de douane par voie électronique par le biais du service EDI d'UPS. Si ShipStation n'est pas en mesure d'envoyer les informations de douane par l'intermédiaire du service EDI (soit parce que ce service n'a pas été activé pour votre compte UPS, soit parce que le pays de destination n'accepte pas l'EDI), vous devrez imprimer et joindre à votre expédition tout formulaire de douane requis. |
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Facturation tierce et facturation du destinataire |
Cette option vous permet d'attribuer la facturation à un tiers ou au compte UPS du destinataire. Utilisez la rubrique Autres options d'expédition dans ShipStation pour modifier la facturation d'une expédition. Vous devez saisir le numéro de compte et le code postal du compte tiers. Le compte tiers doit également autoriser la facturation à un tiers. Découvrez comment appliquer la facturation à un tiers pour les expéditions. Consultez l'article Facturation tierce pour les expéditions internationales UPS dans Détails supplémentaires sur UPS pour plus d'informations sur la Collecte de fret et la Livraison gratuite à domicile. |
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Facturer les frais de douane et les taxes sur le compte d'expédition |
Activez cette option pour que les droits et les taxes vous soient facturés au nom de vos clients internationaux. Si vous utilisez cette option avec la facturation à un tiers ou la facturation au destinataire, le compte facturé devra également payer les frais de douane et les taxes. Consultez l'article Facturer les droits de douane internationaux au payeur des frais d'expédition pour en savoir plus. |
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Faire figurer le numéro du bon de commande et le numéro de facture sur les factures commerciales |
ShipStation peut automatiquement indiquer le numéro du bon de commande et le numéro de facture dans les champs correspondants d'une facture commerciale si vous complétez les champs personnalisés 2 et 3 de la commande avec un texte spécifique. Copiez le texte suivant pour chaque champ en remplaçant le texte en italique par le numéro du bon de commande ou de facture de votre client.
Les numéros apparaîtront dans les champs correspondants de votre facture commerciale : |
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Livraison le samedi |
Activez cette option pour garantir la livraison d'un colis le samedi. Vous devez sélectionner cette option pour garantir la livraison le samedi. Si l'option n’est pas sélectionnée, le colis ne pourra pas prétendre à un remboursement UPS Guaranteed Service, même si la date de livraison estimée tombe un samedi. Depuis le 6 février 2024, UPS Standard inclut la livraison résidentielle le samedi pour les colis à destination de la région du Grand Toronto* lorsqu'ils sont expédiés à partir du Canada ou des États-Unis (extension à Montréal, Labal, Calgary et au Grand Vancouver en mars 2024). Il n'est pas nécessaire d'activer l'option Livraison le samedi pour ces expéditions. Les expéditions UPS Standard ne sont pas éligibles à la garantie de livraison. *L'éligibilité est basée sur le code postal d'origine, le secteur du service de livraison le samedi tel que défini par UPS, et la classification des adresses résidentielles ou les points relais UPS Access Point® disponibles. D'autres origines et destinations viendront s'y ajouter tout au long de l'année 2024. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée à la livraison le samedi. |
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Expédition de glace sèche |
Activez cette option pour indiquer à UPS que le colis contient de la glace sèche. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée aux réfrigérants. |
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Expédition d'alcool |
Si votre compte UPS est autorisé à expédier de l'alcool, vous pouvez créer vos étiquettes dans ShipStation. Il n'existe pas d'option « contient de l'alcool » à sélectionner pour les expéditions UPS dans ShipStation. Cependant, UPS exige que vous utilisiez l'option Confirmation de signature d'un adulte. Le colis doit également comporter une étiquette d'expédition spécifique pour les boissons alcoolisées mentionnant que l'expédition contient de l'alcool (cette étiquette n'est pas fournie par ShipStation). Consultez les directives d'UPS pour l'expédition d'alcool et discutez des exigences avec le gestionnaire de votre compte UPS afin de vous assurer que vos expéditions d'alcool répondent à toutes les exigences d'UPS. |
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Traitement particulier |
Activez cette option pour informer UPS que le colis nécessitera un traitement particulier. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée aux frais supplémentaires. |
Lorsque vous saisissez le poids et les dimensions de vos expéditions dans ShipStation, ils doivent refléter précisément la taille du colis afin que le tarif renvoyé à ShipStation soit celui qui vous est réellement facturé pour l'expédition. Si les dimensions saisies dans ShipStation ne correspondent pas aux dimensions réelles du colis expédié, vous pouvez être soumis à des frais supplémentaires de la part d'UPS.
Il incombe à l'expéditeur de saisir les dimensions exactes dans ShipStation avant de créer l'étiquette d'expédition.
Les colis dont le poids réel excède 150 livres ou dont la longueur excède 108 pouces ou dont la longueur plus la circonférence excèdent 165 pouces [(2 × largeur) + (2 × hauteur)], tels que mesurés pour déterminer leur poids facturable, ne sont pas éligibles au transport.
Si UPS trouve des colis qui excèdent ces limites dans le système UPS, les expéditions seront soumises à des frais supplémentaires. UPS se réserve le droit, à sa seule et entière discrétion, de renvoyer ces colis à l'expéditeur, aux frais de ce dernier.
Reportez-vous aux tarifs/conditions d'utilisation UPS – France pour plus d'informations.
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International – Formulaire de douane : limite de 35 caractères pour la description de l'article. Sur le formulaire de douane, UPS affiche les 35 premiers caractères de la description de l'article. Aucun caractère supplémentaire n'apparaîtra.
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UPS se réserve le droit de modifier les services pouvant bénéficier d'un remboursement Guaranteed Service (GSR) et la liste des services soumis à des frais supplémentaires.
Pour obtenir les informations les plus récentes, veuillez consulter les pages UPS « Service Guarantee », « Service Alerts » ou le centre d'information sur la Covid-19 de ShipStation.
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Facturation tierce pour les expéditions internationales UPS : l'un des deux codes possibles figurera sur l'étiquette UPS pour la facturation tierce des expéditions internationales lorsque vous facturez les droits et taxes au payeur des frais d'expédition. Les codes UPS renseignent sur la personne qui paie la somme facturée et dépendent de l'emplacement du compte de facturation :
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Facturation tierce
La facturation tierce n'est disponible que pour les intégrations directes et n'est pas prise en charge pour UPS à partir de ShipStation.
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Collecte de fret : qui paie ? Le client final qui reçoit le colis dans le pays de destination paie tous les frais (droits et taxes) liés à l'expédition internationale UPS. Il est également possible pour un tiers situé dans le pays de destination de s'acquitter des frais.
Avec la collecte de fret, si le compte de facturation tiers est situé en dehors du pays de destination, ShipStation ne peut pas facturer les droits et taxes à ce compte de facturation tierce.
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Livraison gratuite à domicile : qui paie ? Le compte de l'expéditeur, un tiers dans le pays de l'expédition ou un tiers dans un pays tiers.
Avec la livraison gratuite à domicile, l'utilisation d'un compte de facturation tiers situé dans le pays de destination de l'expédition permettra à ShipStation de facturer les droits et taxes à ce compte de facturation tiers.
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UPS ne facture pas les étiquettes que vous n'utilisez pas. Nous vous recommandons cependant d'annuler toute étiquette dont vous n'avez pas besoin dans ShipStation.
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Les étiquettes créées à l'aide de ShipStation n'apparaîtront pas dans votre historique d'expédition sur UPS.com.
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Les formulaires UPS de fin de journée (également appelés formulaires PLD) ne sont pas disponibles dans ShipStation. En tant que partenaire UPS certifié, ShipStation envoie toutes les informations d'expédition par voie électronique à UPS lors de la création des étiquettes. Aucun processus de fin de journée ou formulaire PLD n'est par conséquent nécessaire. Si vous avez besoin d'un manifeste à des fins de tenue de dossiers, vous pouvez créer un manifeste d'expédition générique en accédant à
Informations > Rapports > Manifeste d'expéditionet en exécutant le rapport pour vos expéditions UPS. -
L'outil de validation d'adresse de ShipStation n'est pas capable de faire la distinction entre les adresses résidentielles et commerciales. Toutes les adresses sont donc traitées comme des adresses commerciales. Les tarifs estimés peuvent donc être incorrects pour certains envois UPS résidentiels.
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UPS affichera uniquement la ligne d'adresse 1 des adresses d'expédition et de retour. Les informations d'adresse secondaires (comme un numéro d'appartement ou de suite) doivent être ajoutées à la ligne d'adresse 1.
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La ligne d'adresse 1 du destinataire a une limite de 30 caractères. Lorsque le champ Adresse du destinataire 1 excède cette limite de caractères, ShipStation passe automatiquement à la ligne d'adresse 2.
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Vous pouvez importer votre carnet d'adresses UPS Worldship® dans ShipStation en suivant les instructions indiquées dans notre article d'aide intitulé « Transférer un carnet d'adresses UPS Worldship® dans ShipStation ».
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L'expédition de marchandises dangereuses n'est pas autorisée dans ShipStation. Vous devez vous adresser directement à UPS.
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Pour expédier des armes à feu ou des pièces d'armes à feu avec UPS, vous devez signer un contrat avec votre représentant de compte. UPS ne permet pas d'envoyer des armes à feu ou des pièces d'arme à feu à partir de ShipStation.
Voici certains problèmes courants, leurs causes potentielles et les conseils de résolution disponibles.
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Erreur |
Solution |
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Erreur : Statut du compte non valide |
Ce que cela signifie : le compte est resté inactif pendant une période prolongée. Que faire : contactez UPS et demandez à ce que le compte soit réactivé. |
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Erreur : La demande ne peut pas être traitée. Veuillez contacter le service à la clientèle UPS au 1-XXX-XXX-XXXX |
Ce que cela signifie : il s'agit d'un problème de facturation ou d'un autre problème lié au compte UPS. Que faire : contactez UPS au numéro indiqué et laissez un message vocal en précisant vos coordonnées si personne ne répond. Aucun autre service UPS ne peut généralement vous venir en aide lorsque vous rencontrez cette erreur. |
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Erreur : l'entrée PostalCode et/ou CountryCode ne correspond pas à celles associées au numéro de compte |
Ce que cela signifie : l'adresse saisie ne correspond pas aux informations de contact principales du compte. Que faire : connectez-vous à UPS.com pour recueillir les informations d'adresse requises. |
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Erreur : Impossible de vérifier les tarifs négociés. Veuillez vérifier les informations de la facture et les soumettre à nouveau. |
Ce que cela signifie : une facture est non valide ou le compte n'a pas accès aux tarifs négociés. Que faire : si vous n'avez pas encore accès aux tarifs négociés, ne sélectionnez pas l'option Activer les tarifs négociés. Si vous n'avez pas de facture récente, vous devez vous rapprocher du service des comptes fournisseurs d'UPS. Vous pouvez également obtenir une aide en ligne à la facturation ou appeler le service de facturation d'UPS pour demander un duplicata de facture. |
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Erreur : La demande ne peut être autorisée, car la facture n'a pas été trouvée dans le système de facturation d'UPS. |
Ce que cela signifie : des informations de facture sont non valides ou une facture est obsolète. Que faire : si vous n'avez pas de facture récente, vous devez vous rapprocher du service des comptes fournisseurs d'UPS. Vous pouvez également obtenir une aide en ligne à la facturation ou appeler le service de facturation d'UPS pour demander un duplicata de facture. |
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Erreur : La demande ne peut être autorisée, car le compte est bloqué. Veuillez réessayer après un délai de 24 heures. |
Ce que cela signifie : tentative d'inscription avec des informations de facture incorrectes un trop grand nombre de fois. Que faire : contactez UPS pour déverrouiller le compte. Vérifiez que vous disposez des informations de facture correctes avant de renouveler votre demande. |
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Erreur : Numéro d'expéditeur manquant ou non valide |
Ce que cela signifie : le numéro de compte UPS saisi est incorrect. Que faire : vérifiez le numéro de compte saisi pour vous assurer qu'il n'y a pas d'espaces et que le numéro de compte est correct. |
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Erreur : Le service web d'enregistrement est temporairement indisponible |
Ce que cela signifie : ShipStation ne peut pas enregistrer le compte auprès d'UPS. Que faire : il s'agit d'un problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou contactez l'assistance pour en savoir plus. |
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Erreur : Système de licence non disponible |
Ce que cela signifie : ShipStation ne peut pas enregistrer le compte auprès d'UPS. Que faire : il s'agit d'un problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou contactez l'assistance pour en savoir plus. |
Ce tableau décrit les erreurs les plus courantes lors de la recherche de tarifs ou de la création d'étiquettes avec UPS et indique des solutions potentielles :
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Erreur |
Cause et solution |
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Erreur : Numéro d'identification de la collecte du fournisseur manquant ou non valide. |
Ce que cela signifie : le numéro d'identification fiscale VOEC (TVA appliquée au commerce électronique) est manquant ou son format est incorrect. Ce que vous pouvez faire : vérifiez que le numéro d'identification fiscale VOEC est présent et qu'il respecte le format de numéro VOEC (TVA appliquée au commerce électronique) : VOEC2345678
Appliquez ceci dans les Paramètres internationaux de ShipStation et vérifiez qu'il est ajouté à la commande que vous devez traiter. |
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Erreur : « Nombre de produits incorrect. » |
Signification : UPS peut accepter jusqu'à 100 déclarations des douanes. Toute tentative d'envoi de 101 déclarations ou plus entraînera une erreur. Que faire : si vous avez plus de 100 déclarations des douanes, vous devez les séparer en groupes de 100 ou moins avant de les traiter. Pour ce faire, fractionnez la commande jusqu'à ce que chacune de ses expéditions comporte 100 déclarations des douanes ou moins. Une fois que chaque expédition ne comporte plus que 100 déclarations des douanes au maximum, vous pouvez créer une étiquette pour chaque expédition. Par exemple, si la commande devait être divisée en trois expéditions, vous généreriez trois étiquettes. |
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Erreur : L'option de facturation demandée n'est pas disponible entre les sites sélectionnés |
Ce que cela signifie : cette erreur se produit pour les étiquettes internationales apposées sur les colis dont la valeur est inférieure à 100 euros lorsque vous sélectionnez l'option de facturation des taxes et des droits de douane au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition. UPS ne facture pas de taxes et de droits de douane si la valeur de l'expédition – coût des produits et frais de livraison inclus – est inférieure à 100 euros par jour. Aucuns frais n'étant facturés au destinataire ou à l'expéditeur, UPS bloquera la création de l'étiquette si le DDP n'est pas applicable à l'expédition. Que faire : désélectionnez l'option permettant de facturer les taxes et les droits de douane au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition, puis créez l'étiquette. |
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Erreur : L'identifiant de l'utilisateur est actuellement verrouillé. Veuillez réessayer dans 5 minutes |
Ce que cela signifie : les identifiants d'accès de ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour. Que faire : suivez |
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Erreur : La demande ne peut être autorisée, car le compte est bloqué. Veuillez réessayer après un délai de 24 heures. |
Ce que cela signifie : les identifiants d'accès de ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour. Que faire : suivez |
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Erreur : L'accessoire n'est pas valable avec l'option sélectionnée |
Ce que cela signifie : vos sélections de service, de colis ou d'expédition ne sont pas compatibles les unes avec les autres. Que faire : le service et le colis ne sont pas compatibles ou une « Autre option » non autorisée (comme Livraison le samedi) est sélectionnée pour l'expédition. Supprimez toutes les options qui ne sont pas autorisées pour le type d'expédition. |
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Erreur : L'option d'accessoire demandée n'est pas disponible entre les sites sélectionnés |
Ce que cela signifie : vous tentez d'expédier quelque chose par UPS et avez sélectionné l'option Neutre en carbone dans les paramètres de votre compte UPS dans ShipStation. Le programme de réduction des émissions de carbone d'UPS n'est pas disponible entre tous les sites. Que faire : suivez |
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Erreur : Numéro d'expéditeur manquant ou non valide |
Ce que cela signifie : le numéro de compte UPS utilisé pour l'expédition est incorrect. Que faire : si elle apparaît après la connexion réussie d'un compte UPS, cette erreur est généralement liée à la facturation à un tiers. Vérifiez que les informations de facturation à un tiers utilisent un compte UPS valide. |
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Erreur : Nom de l'entreprise manquant ou non valide |
Ce que cela signifie : aucun nom d'entreprise dans le champ Adresse d'expédition. Que faire : le nom de l'entreprise expéditrice est requis pour certaines expéditions UPS. Ajoutez un nom d'entreprise dans le champ Adresse d'expédition ou ajoutez un nom d'entreprise dans l'onglet Marque des paramètres de la boutique. |
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Erreur : Expédition manquante ou non valide en provenance de StateProvinceCode |
Ce que cela signifie : UPS veut que vous saisissiez le code à deux chiffres de l'État au lieu du nom de la ville ou de la province. Que faire : si vous expédiez vers une adresse au Royaume-Uni ou à partir d'une adresse au Royaume-Uni, essayez de remplacer l'état ou la province par un code à deux lettres comme indiqué dans le tableau des États et des provinces du Royaume-Uni (GB). Par exemple, utilisez JJ au lieu d'Édimbourg. |
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Erreur : Le numéro de l'expéditeur ne peut pas être utilisé pour l'expédition. |
Ce que cela signifie : problème de facturation ou autre problème en lien avec le compte UPS. Que faire : contactez directement UPS pour discuter de la cause de l'erreur et de la marche à suivre pour la résoudre. |
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Erreur : Le nombre sélectionné de colis dépasse la limite actuelle |
Ce que cela signifie : vous tentez d'annuler l'étiquette principale d'une expédition à plusieurs colis contenant plus de 20 expéditions. Ce que vous pouvez faire : contactez directement UPS si vous souhaitez annuler les étiquettes. UPS ne facture pas les frais d'affranchissement tant que les expéditions ne sont pas scannées par le transporteur. Les étiquettes qui n'ont pas été scannées ne vous sont donc pas facturées, même si vous ne les avez pas annulées. |