UPS

Détails sur l'intégration de ShipStation avec UPS. Cet article explique les conditions de l'intégration, le processus de connexion des comptes, les fonctions disponibles ; il inclut des remarques et des conseils pour la résolution des problèmes.

ShipStation est une application certifiée UPS Ready® qui vous permet d'obtenir des tarifs et de créer des étiquettes d'expédition nationales et internationales en fonction des tarifs d'expédition négociés avec UPS. UPS aide les petites et grandes entreprises à répondre à leurs besoins logistiques. UPS propose également des options en matière de développement durable comme la dématérialisation des factures et son programme de réduction des émissions de carbone

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Conditions liées à l'intégration avec UPS

Exigences relatives à la connexion :

  • Un compte UPS actif

  • L'adresse de facturation de votre compte UPS, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail

  • Les informations suivantes collectées sur votre dernière facture UPS (non requis pour les nouveaux comptes). Si vous avez des questions concernant votre facture UPS, veuillez contacter l'assistance à la clientèle d'UPS.

    • Identifiant de contrôle

    • Date de la facture

    • Numéro de facture

    • Montant de la facture

    Référez-vous à l'étape 9 de la section Associer un compte UPS ci-dessous pour voir un exemple de facture.

Conditions pour les expéditions à l'international :

Joignez à votre expédition votre facture commerciale en trois exemplaires si la soumission électronique n'est pas activée. Examinez les options et les formulaires internationaux.

Associer un compte UPS à ShipStation

Comment associer un compte UPS à ShipStation :

  1. Sélectionnez la vignette UPS et cliquez sur Connexion.

    Logo UPS
  2. Cliquez sur Suivant.

  3. Lisez l'accord sur la technologie UPS, sélectionnez Oui, j'accepte, puis cliquez sur Suivant.

  4. Remplissez le côté gauche du formulaire avec les coordonnées principales de votre compte UPS.

    Gros plan sur le formulaire de connexion d'un compte UPS.

    Si vous ne savez pas où trouver ces informations, consultez la section Trouver vos coordonnées UPS de cet article.

  5. Remplissez le côté droit du formulaire en saisissant en majuscules les informations de votre compte UPS, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque

    S'il s'agit d'un nouveau compte UPS, n'oubliez pas de décocher la case à côté de J'ai reçu une facture au cours des 90 derniers jours, puis ignorez l'étape suivante.

  6. Munissez-vous de votre dernière facture UPS et saisissez en majuscules les informations demandées, puis cliquez sur Suivant.

    Exemple de facture UPS avec le numéro de référence, la date de facturation, l'identifiant de contrôle et le montant dû encadrés en rouge.
  7. Cliquez sur Connexion.

Fonctionnalités disponibles dans l'intégration d'UPS

L'intégration de ShipStation à UPS prend en charge les fonctionnalités standard suivantes :

Fonctionnalités supplémentaires d'UPS

L'intégration de ShipStation à UPS prend en charge les fonctionnalités supplémentaires suivantes :

Fonctionnalité

Description

Facturation du transporteur

UPS ne vous facture que les étiquettes que vous utilisez, et elles vous sont facturées mensuellement sur votre compte. UPS ne facture pas votre compte lorsque vous créez l'étiquette dans ShipStation.

Toute étiquette UPS que vous créez dans ShipStation et qui N'EST PAS utilisée pour expédier un colis ne vous sera pas facturée (elle n'apparaîtra pas sur votre facture). Cependant, vous pouvez toujours annuler les étiquettes que vous n'utilisez pas pour améliorer la précision de vos dossiers d'expéditions.

Activer les tarifs négociés

Pour voir les tarifs que vous avez négociés, vous devez d'abord activer cette fonction dans votre compte UPS à partir de ShipStation.

Accédez à Paramètres > Expédition > Transporteurs. Cliquez sur le menu d'action UPS. Cliquez ensuite sur Paramètres de transporteur Cochez la case Activer les taux négociés et cliquez sur Enregistrer.

Fenêtre contextuelle des paramètres UPS. Sélectionnez l'option Activer les tarifs négociés.

Programme de réduction des émissions de carbone d'UPS

Par défaut, tous les comptes UPS connectés à ShipStation sont automatiquement inscrits au programme de réduction des émissions de carbone.

Si vous ne souhaitez pas participer au programme de réduction des émissions de carbone, désactivez cette option dans vos paramètres UPS dans ShipStation.

Échange de données informatisé (EDI)

Contactez UPS pour activer la dématérialisation des factures par le biais de l'EDI pour votre compte UPS. Une fois l'option activée, ShipStation soumettra automatiquement les informations de douane par voie électronique par le biais du service EDI d'UPS.

Si ShipStation n'est pas en mesure d'envoyer les informations de douane par l'intermédiaire du service EDI (soit parce que ce service n'a pas été activé pour votre compte UPS, soit parce que le pays de destination n'accepte pas l'EDI), vous devrez imprimer et joindre à votre expédition tout formulaire de douane requis.

Facturation tierce et facturation du destinataire

Cette option vous permet d'attribuer la facturation à un tiers ou au compte UPS du destinataire. Utilisez la rubrique Autres options d'expédition dans ShipStation pour modifier la facturation d'une expédition.

Vous devez saisir le numéro de compte et le code postal du compte tiers. Le compte tiers doit également autoriser la facturation à un tiers.

Facturer les frais de douane et les taxes sur le compte d'expédition

Activez cette option pour que les droits et les taxes vous soient facturés au nom de vos clients internationaux.

Si vous utilisez cette fonction en même temps que la facturation d'un compte tiers ou du destinataire, le compte facturé devra également payer les frais de douane et les taxes.

Faire figurer le numéro du bon de commande et le numéro de facture sur les factures commerciales

ShipStation peut automatiquement indiquer le numéro du bon de commande et le numéro de facture dans les champs correspondants d'une facture commerciale si vous complétez les champs personnalisés 2 et 3 de la commande avec un texte spécifique. Copiez le texte suivant pour chaque champ en remplaçant le texte en italique par le numéro du bon de commande ou de facture de votre client.

  • Champ personnalisé 2 : PURCHASE_ORDER_NUMBER| N° du bon de commande

  • Champ personnalisé 3 : INVOICE_NUMBER| customersinvoicenumber

Les numéros apparaîtront dans les champs correspondants de votre facture commerciale :

Exemple de facture commerciale UPS avec les champs « N° de référence » et « N° du bon de commande » encadrés en rouge.

Livraison le samedi

Activez cette option pour autoriser la livraison de colis le samedi. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée à la livraison le samedi.

Expédition de glace sèche

Activez cette option pour indiquer à UPS que le colis contient de la glace sèche. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée aux réfrigérants.

Expédition d'alcool

Si votre compte UPS est autorisé à expédier de l'alcool, vous pouvez créer vos étiquettes dans ShipStation.

Il n'y a pas d'option « Contient de l'alcool » à sélectionner pour les expéditions UPS dans ShipStation. Toutefois, UPS exige que vous utilisiez l'option Signature d'un adulte requise. Le colis doit également comporter une étiquette d'expédition spécifique pour les boissons alcoolisées mentionnant que l'expédition contient de l'alcool (cette étiquette n'est pas fournie par ShipStation).

Consultez les directives d'UPS pour l'expédition d'alcool et discutez des exigences avec le gestionnaire de votre compte UPS afin de vous assurer que vos expéditions d'alcool répondent à toutes les exigences d'UPS.

Traitement particulier

Activez cette option pour informer UPS que le colis nécessitera un traitement particulier. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée aux frais supplémentaires.

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des étiquettes pour une expédition sur le territoire national.

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des étiquettes pour une expédition à l'international.

ShipStation enverra les informations douanières internationales par voie électronique au transporteur.

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des étiquettes pour une expédition sur le territoire national.

ShipStation affichera le tarif estimé de l'expédition pour le transporteur en fonction des informations du compte connecté et des détails de l'expédition.

Une assurance transporteur supplémentaire peut être achetée dans ShipStation.

Les étiquettes d'expédition créées pour ce transporteur comprennent un numéro de suivi qui peut être utilisé pour voir le statut de l'expédition sur le site de suivi du transporteur. Le suivi n'est pas disponible pour tous les services d'expédition.

Lorsque le suivi est disponible, ShipStation suivra automatiquement le statut de l'expédition et mettra à jour ce statut dans l'onglet Expéditions. Cette fonction active d'autres fonctionnalités avancées de ShipStation comme les notifications différées et la page de suivi du colis personnalisée avec l'identité graphique de la marque.

ShipStation peut exécuter un processus Fin de journée pour le transporteur et envoyer les informations d'expédition par voie électronique. Le processus Fin de journée peut être obligatoire ou facultatif, en fonction du transporteur et du compte que vous détenez. Un fichier imprimable peut être disponible ou non, voir Fin de journée (PDF).

ShipStation peut exécuter un processus Fin de journée pour le transporteur et créer un fichier PDF Fin de journée qui peut ensuite être imprimé et fourni au transporteur. Le processus Fin de journée peut être obligatoire ou facultatif, en fonction du transporteur et du compte que vous détenez. Ce fichier peut être soumis par voie électronique ou non, voir Fin de journée (électronique).

ShipStation peut imprimer le logo de la boutique sur les étiquettes d'expédition créées pour ce transporteur. La personnalisation de l'étiquette avec l'identité visuelle de votre marque n'est pas disponible pour tous les services d'expédition.

ShipStation peut automatiquement inclure les informations qui seront affichées sur l'étiquette sous forme de message. Les messages d'étiquette ne sont pas disponibles pour tous les services d'expédition.

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des expéditions en plusieurs colis, dans lesquelles plusieurs colis sont reliés au même enregistrement d'expédition, sous un numéro de suivi principal.

Vous pouvez connecter ce transporteur plusieurs fois avec ShipStation si vous avez plusieurs comptes. Vous pourrez ensuite choisir quel compte sera utilisé pour créer chaque expédition.

Suppléments UPS

Lorsque vous saisissez le poids et les dimensions de vos expéditions dans ShipStation, ils doivent refléter précisément la taille du colis afin que le tarif renvoyé à ShipStation soit celui qui vous est réellement facturé pour l'expédition. Si les dimensions saisies dans ShipStation ne correspondent pas aux dimensions réelles du colis expédié, vous pouvez être soumis à des frais supplémentaires de la part d'UPS.

Il incombe à l'expéditeur de saisir les dimensions exactes dans ShipStation avant de créer l'étiquette d'expédition.

Les colis dont le poids réel excède 150 livres ou dont la longueur excède 108 pouces ou dont la longueur plus la circonférence excèdent 165 pouces [(2 × largeur) + (2 × hauteur)], tels que mesurés pour déterminer leur poids facturable, ne sont pas éligibles au transport.

Si UPS trouve des colis qui excèdent ces limites dans le système UPS, les expéditions seront soumises à des frais supplémentaires. UPS se réserve le droit, à sa seule et entière discrétion, de renvoyer ces colis à l'expéditeur, aux frais de ce dernier.

Reportez-vous aux tarifs/conditions d'utilisation UPS – France pour plus d'informations.

Détails supplémentaires concernant l'intégration d'UPS

  • UPS ne facture pas les étiquettes que vous n'utilisez pas. Nous vous recommandons cependant d'annuler toute étiquette dont vous n'avez pas besoin dans ShipStation.

  • Les étiquettes créées à l'aide de ShipStation n'apparaîtront pas dans votre historique d'expédition sur UPS.com.

  • Les formulaires UPS de fin de journée (également appelés formulaires PLD) ne sont pas disponibles dans ShipStation. En tant que partenaire UPS certifié, ShipStation envoie toutes les informations d'expédition par voie électronique à UPS lors de la création des étiquettes. Aucun processus de fin de journée ou formulaire PLD n'est par conséquent nécessaire. Si vous avez besoin d'un manifeste à des fins de tenue de dossiers, vous pouvez créer un manifeste d'expédition générique en accédant à Informations > Rapports > Manifeste d'expédition et en exécutant le rapport pour vos expéditions UPS.

  • L'outil de validation d'adresse de ShipStation n'est pas capable de faire la distinction entre les adresses résidentielles et commerciales. Toutes les adresses sont donc traitées comme des adresses commerciales. Les tarifs estimés peuvent donc être incorrects pour certains envois UPS résidentiels.

  • UPS affichera uniquement la ligne d'adresse 1 des adresses d'expédition et de retour. Les informations d'adresse secondaires (comme un numéro d'appartement ou de suite) doivent être ajoutées à la ligne d'adresse 1.

  • La ligne d'adresse 1 du destinataire a une limite de 30 caractères. Lorsque le champ Adresse du destinataire 1 excède cette limite de caractères, ShipStation passe automatiquement à la ligne d'adresse 2.

  • Vous pouvez importer votre carnet d'adresses UPS Worldship® dans ShipStation en suivant les instructions indiquées dans notre article d'aide intitulé « Transférer un carnet d'adresses UPS Worldship® dans ShipStation ».

  • L'expédition de marchandises dangereuses n'est pas autorisée dans ShipStation. Vous devez vous adresser directement à UPS.

  • Pour expédier des armes à feu ou des pièces d'armes à feu avec UPS, vous devez signer un contrat avec votre représentant de compte. UPS ne permet pas d'envoyer des armes à feu ou des pièces d'arme à feu à partir de ShipStation.

Conseils pour la résolution des problèmes liés à UPS

Voici certains problèmes courants, leurs causes potentielles et les conseils de résolution disponibles.

Erreurs de connexion au compte UPS

Erreur

Solution

Erreur : Statut du compte non valide

Ce que cela signifie : le compte est resté inactif pendant une période prolongée.

Que faire : contactez UPS et demandez à ce que le compte soit réactivé.

Erreur : La demande ne peut pas être traitée. Veuillez contacter le service à la clientèle UPS au 1-XXX-XXX-XXXX

Ce que cela signifie : il s'agit d'un problème de facturation ou d'un autre problème lié au compte UPS.

Que faire : contactez UPS au numéro indiqué et laissez un message vocal en précisant vos coordonnées si personne ne répond. Aucun autre service UPS ne peut généralement vous venir en aide lorsque vous rencontrez cette erreur.

Erreur : l'entrée PostalCode et/ou CountryCode ne correspond pas à celles associées au numéro de compte

Ce que cela signifie : l'adresse saisie ne correspond pas aux informations de contact principales du compte.

Que faire : connectez-vous à UPS.com pour recueillir les informations d'adresse requises.

Erreur : Impossible de vérifier les tarifs négociés. Veuillez vérifier les informations de la facture et les soumettre à nouveau.

Ce que cela signifie : une facture est non valide ou le compte n'a pas accès aux tarifs négociés.

Que faire : si vous n'avez pas encore accès aux tarifs négociés, ne sélectionnez pas l'option Activer les tarifs négociés. Si vous n'avez pas de facture récente, vous devez vous rapprocher du service des comptes fournisseurs d'UPS. Vous pouvez également obtenir une aide en ligne à la facturation ou appeler le service de facturation d'UPS pour demander un duplicata de facture.

Erreur : La demande ne peut être autorisée, car la facture n'a pas été trouvée dans le système de facturation d'UPS.

Ce que cela signifie : des informations de facture sont non valides ou une facture est obsolète.

Que faire : si vous n'avez pas de facture récente, vous devez vous rapprocher du service des comptes fournisseurs d'UPS. Vous pouvez également obtenir une aide en ligne à la facturation ou appeler le service de facturation d'UPS pour demander un duplicata de facture.

Erreur : La demande ne peut être autorisée, car le compte est bloqué. Veuillez réessayer après un délai de 24 heures.

Ce que cela signifie : tentative d'inscription avec des informations de facture incorrectes un trop grand nombre de fois.

Que faire : contactez UPS pour déverrouiller le compte. Vérifiez que vous disposez des informations de facture correctes avant de renouveler votre demande.

Erreur : Numéro d'expéditeur manquant ou non valide

Ce que cela signifie : le numéro de compte UPS saisi est incorrect.

Que faire : vérifiez le numéro de compte saisi pour vous assurer qu'il n'y a pas d'espaces et que le numéro de compte est correct.

Erreur : Le service web d'enregistrement est temporairement indisponible

Ce que cela signifie : ShipStation ne peut pas enregistrer le compte auprès d'UPS.

Que faire : il s'agit d'un problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou contactez l'assistance pour en savoir plus.

Erreur : Système de licence non disponible

Ce que cela signifie : ShipStation ne peut pas enregistrer le compte auprès d'UPS.

Que faire : il s'agit d'un problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou contactez l'assistance pour en savoir plus.

Erreurs concernant les étiquettes et les tarifs UPS

Il existe un certain nombre d'erreurs potentielles que vous pouvez rencontrer lorsque vous obtenez des tarifs UPS et créez des expéditions UPS. Le tableau suivant décrit les erreurs les plus courantes et indique des solutions potentielles :

Erreur

Cause et solution

Erreur : L'option de facturation demandée n'est pas disponible entre les sites sélectionnés

Ce que cela signifie : cette erreur se produit pour les étiquettes internationales apposées sur les colis dont la valeur est inférieure à 100 euros lorsque vous sélectionnez l'option de facturation des taxes et des droits de douane au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition.

UPS ne facture pas de taxes et de droits de douane si la valeur de l'expédition – coût des produits et frais de livraison inclus – est inférieure à 100 euros par jour. Aucuns frais n'étant facturés au destinataire ou à l'expéditeur, UPS bloquera la création de l'étiquette si le DDP n'est pas applicable à l'expédition.

Que faire : désélectionnez l'option permettant de facturer les taxes et les droits de douane au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition, puis créez l'étiquette.

Erreur : L'identifiant de l'utilisateur est actuellement verrouillé. Veuillez réessayer dans 5 minutes

Ce que cela signifie : les identifiants d'accès de ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour.

Que faire : suivez Paramètres > Expédition > Transporteurs et cliquez sur le lien des paramètres d'UPS. Cliquez sur le bouton d'action Supprimer le compte. Une fois supprimé, ajoutez à nouveau le compte dans ShipStation.

Erreur : La demande ne peut être autorisée, car le compte est bloqué. Veuillez réessayer après un délai de 24 heures.

Ce que cela signifie : les identifiants d'accès de ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour.

Que faire : suivez Paramètres > Expédition > Transporteurs et cliquez sur le lien des paramètres d'UPS. Cliquez sur le bouton d'action Supprimer le compte. Une fois supprimé, ajoutez à nouveau le compte dans ShipStation.

Erreur : L'accessoire n'est pas valable avec l'option sélectionnée

Ce que cela signifie : vos sélections de service, de colis ou d'expédition ne sont pas compatibles les unes avec les autres.

Que faire : le service et le colis ne sont pas compatibles ou une « Autre option » non autorisée (comme Livraison le samedi) est sélectionnée pour l'expédition. Supprimez toutes les options qui ne sont pas autorisées pour le type d'expédition.

Erreur : L'option d'accessoire demandée n'est pas disponible entre les sites sélectionnés

Ce que cela signifie : vous tentez d'expédier quelque chose par UPS et avez sélectionné l'option Neutre en carbone dans les paramètres de votre compte UPS dans ShipStation. Le programme de réduction des émissions de carbone d'UPS n'est pas disponible entre tous les sites.

Que faire : suivez Paramètres > Expédition > Transporteurs pour modifier vos paramètres UPS. Désactivez l'option Neutre en carbone et enregistrez vos modifications.

Erreur : Numéro d'expéditeur manquant ou non valide

Ce que cela signifie : le numéro de compte UPS utilisé pour l'expédition est incorrect.

Que faire : si elle apparaît après la connexion réussie d'un compte UPS, cette erreur est généralement liée à la facturation à un tiers. Vérifiez que les informations de facturation à un tiers utilisent un compte UPS valide.

Erreur : Nom de l'entreprise manquant ou non valide

Ce que cela signifie : aucun nom d'entreprise dans le champ Adresse d'expédition.

Que faire : le nom de l'entreprise expéditrice est requis pour certaines expéditions UPS. Ajoutez un nom d'entreprise dans le champ Adresse d'expédition ou ajoutez un nom d'entreprise dans l'onglet Marque des paramètres de la boutique.

Erreur : Expédition manquante ou non valide en provenance de StateProvinceCode

Ce que cela signifie : UPS veut que vous saisissiez le code à deux chiffres de l'État au lieu du nom de la ville ou de la province.

Que faire : si vous expédiez vers une adresse au Royaume-Uni ou à partir d'une adresse au Royaume-Uni, essayez de remplacer l'état ou la province par un code à deux lettres comme indiqué dans le tableau des États et des provinces du Royaume-Uni (GB). Par exemple, utilisez JJ au lieu d'Édimbourg.

Erreur : Le numéro de l'expéditeur ne peut pas être utilisé pour l'expédition.

Ce que cela signifie : problème de facturation ou autre problème en lien avec le compte UPS.

Que faire : contactez directement UPS pour discuter de la cause de l'erreur et de la marche à suivre pour la résoudre.

DDP
DDP

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des étiquettes pour une expédition sur le territoire national.

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des étiquettes pour une expédition à l'international.

ShipStation enverra les informations douanières internationales par voie électronique au transporteur.

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des étiquettes pour une expédition sur le territoire national.

ShipStation affichera le tarif estimé de l'expédition pour le transporteur en fonction des informations du compte connecté et des détails de l'expédition.

Une assurance transporteur supplémentaire peut être achetée dans ShipStation.

Les étiquettes d'expédition créées pour ce transporteur comprennent un numéro de suivi qui peut être utilisé pour voir le statut de l'expédition sur le site de suivi du transporteur. Le suivi n'est pas disponible pour tous les services d'expédition.

Lorsque le suivi est disponible, ShipStation suivra automatiquement le statut de l'expédition et mettra à jour ce statut dans l'onglet Expéditions. Cette fonction active d'autres fonctionnalités avancées de ShipStation comme les notifications différées et la page de suivi du colis personnalisée avec l'identité graphique de la marque.

ShipStation peut exécuter un processus Fin de journée pour le transporteur et envoyer les informations d'expédition par voie électronique. Le processus Fin de journée peut être obligatoire ou facultatif, en fonction du transporteur et du compte que vous détenez. Un fichier imprimable peut être disponible ou non, voir Fin de journée (PDF).

ShipStation peut exécuter un processus Fin de journée pour le transporteur et créer un fichier PDF Fin de journée qui peut ensuite être imprimé et fourni au transporteur. Le processus Fin de journée peut être obligatoire ou facultatif, en fonction du transporteur et du compte que vous détenez. Ce fichier peut être soumis par voie électronique ou non, voir Fin de journée (électronique).

ShipStation peut imprimer le logo de la boutique sur les étiquettes d'expédition créées pour ce transporteur. La personnalisation de l'étiquette avec l'identité visuelle de votre marque n'est pas disponible pour tous les services d'expédition.

ShipStation peut automatiquement inclure les informations qui seront affichées sur l'étiquette sous forme de message. Les messages d'étiquette ne sont pas disponibles pour tous les services d'expédition.

L'intégration avec ce transporteur peut être utilisée pour créer des expéditions en plusieurs colis, dans lesquelles plusieurs colis sont reliés au même enregistrement d'expédition, sous un numéro de suivi principal.

Vous pouvez connecter ce transporteur plusieurs fois avec ShipStation si vous avez plusieurs comptes. Vous pourrez ensuite choisir quel compte sera utilisé pour créer chaque expédition.

DDP