UPS

Détails sur l'intégration de ShipStation avec UPS. Cet article explique les conditions de l'intégration, le processus de connexion des comptes, les fonctions disponibles ; il inclut des remarques et des conseils pour la résolution des problèmes.

ShipStation est une application certifiée UPS Ready® qui vous permet d'obtenir des tarifs et de créer des étiquettes d'expédition nationales et internationales en fonction des tarifs d'expédition négociés avec UPS. UPS aide les petites et grandes entreprises à répondre à leurs besoins logistiques. UPS propose également des options en matière de développement durable comme la dématérialisation des factures et son programme de réduction des émissions de carbone

Vous avez besoin d'un compte UPS ? Inscrivez-vous sur UPS pour commencer !

Conditions liées à l'intégration avec UPS

Exigences relatives à la connexion :

  • Un compte UPS actif

  • L'adresse de facturation de votre compte UPS, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail

  • Les informations suivantes collectées sur votre dernière facture UPS (non requis pour les nouveaux comptes) :

    • Identifiant de contrôle

    • Date de la facture

    • Numéro de facture

    • Montant de la facture

    Référez-vous à l'étape 9 de la section Associer un compte UPS ci-dessous pour voir un exemple de facture.

Conditions pour les expéditions à l'international :

Joignez à votre expédition votre facture commerciale en trois exemplaires si la soumission électronique n'est pas activée.

Associer un compte UPS à ShipStation

Comment associer un compte UPS à ShipStation :

  1. Sélectionnez la vignette UPS et cliquez sur Connexion.

    Logo UPS
  2. Cliquez sur Suivant.

  3. Lisez l'accord sur la technologie UPS, sélectionnez Oui, j'accepte, puis cliquez sur Suivant.

  4. Remplissez le côté gauche du formulaire avec les coordonnées principales de votre compte UPS.

    Gros plan sur le formulaire de connexion d'un compte UPS.

    Si vous ne savez pas où trouver ces informations, consultez la section Trouver vos coordonnées UPS de cet article.

  5. Remplissez le côté droit du formulaire avec les informations relatives à votre compte UPS, puis cliquez sur Suivant.

    Remarque

    S'il s'agit d'un nouveau compte UPS, n'oubliez pas de décocher la case à côté de J'ai reçu une facture au cours des 90 derniers jours, puis ignorez l'étape suivante.

  6. Munissez-vous de votre dernière facture UPS et saisissez les informations demandées, puis cliquez sur Suivant.

    Facture UPS avec numéro de facture, date de facture, ControlID et montant dû mis en évidence
  7. Cliquez sur Connexion.

Fonctionnalités disponibles dans l'intégration d'UPS

L'intégration de ShipStation à UPS prend en charge les fonctionnalités standard suivantes :

Fonctionnalités supplémentaires d'UPS

L'intégration de ShipStation à UPS prend en charge les fonctionnalités supplémentaires suivantes :

Fonctionnalité

Description

Facturation du transporteur

UPS ne vous facture que les étiquettes que vous utilisez, et elles vous sont facturées mensuellement sur votre compte. UPS ne facture pas votre compte lorsque vous créez l'étiquette dans ShipStation.

Toute étiquette UPS que vous créez dans ShipStation et qui N'EST PAS utilisée pour expédier un colis ne vous sera pas facturée (elle n'apparaîtra pas sur votre facture). Cependant, vous pouvez toujours annuler les étiquettes que vous n'utilisez pas pour améliorer la précision de vos dossiers d'expéditions.

Activer les tarifs négociés

Pour voir les tarifs que vous avez négociés, vous devez d'abord activer cette fonction dans votre compte UPS à partir de ShipStation.

Accédez à Paramètres > Expédition > Transporteurs. Cliquez sur le menu d'action UPS. Cliquez ensuite sur Paramètres de transporteur Cochez la case Activer les taux négociés et cliquez sur Enregistrer.

Fenêtre contextuelle des paramètres UPS. Sélectionnez l'option Activer les tarifs négociés.

Programme de réduction des émissions de carbone d'UPS

Par défaut, tous les comptes UPS connectés à ShipStation sont automatiquement inscrits au programme de réduction des émissions de carbone.

Si vous ne souhaitez pas participer au programme de réduction des émissions de carbone, désactivez cette option dans vos paramètres UPS dans ShipStation.

Échange de données informatisé (EDI)

Contactez UPS pour activer la dématérialisation des factures par le biais de l'EDI pour votre compte UPS. Une fois l'option activée, ShipStation soumettra automatiquement les informations de douane par voie électronique par le biais du service EDI d'UPS.

Si ShipStation n'est pas en mesure d'envoyer les informations de douane par l'intermédiaire du service EDI (soit parce que ce service n'a pas été activé pour votre compte UPS, soit parce que le pays de destination n'accepte pas l'EDI), vous devrez imprimer et joindre à votre expédition tout formulaire de douane requis.

Facturation tierce et facturation du destinataire

Cette option vous permet d'attribuer la facturation à un tiers ou au compte UPS du destinataire. Utilisez la rubrique Autres options d'expédition dans ShipStation pour modifier la facturation d'une expédition.

Vous devez saisir le numéro de compte et le code postal du compte tiers. Le compte tiers doit également autoriser la facturation tierce.

Facturer les frais de douane et les taxes sur le compte d'expédition

Activez cette option pour que les droits et les taxes vous soient facturés au nom de vos clients internationaux.

Si vous utilisez cette fonction en même temps que la facturation d'un compte tiers ou du destinataire, le compte facturé devra également payer les frais de douane et les taxes.

Faire figurer le numéro du bon de commande et le numéro de facture sur les factures commerciales

ShipStation peut automatiquement indiquer le numéro du bon de commande et le numéro de facture dans les champs correspondants d'une facture commerciale si vous complétez les champs personnalisés 2 et 3 de la commande avec un texte spécifique. Copiez le texte suivant pour chaque champ en remplaçant le texte en italique par le numéro du bon de commande ou de facture de votre client.

  • Champ personnalisé 2 : PURCHASE_ORDER_NUMBER| N° du bon de commande

  • Champ personnalisé 3 : INVOICE_NUMBER| customersinvoicenumber

Les numéros apparaîtront dans les champs correspondants de votre facture commerciale :

UPS_CommercialInvoice_PO-InvoiceNo_MRK.png

Livraison le samedi

Activez cette option pour autoriser la livraison de colis le samedi. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée à la livraison le samedi.

Expédition de glace sèche

Activez cette option pour indiquer à UPS que le colis contient de la glace sèche. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée aux réfrigérants.

Expédition d'alcool

Si votre compte UPS est autorisé à expédier de l'alcool, vous pouvez créer vos étiquettes dans ShipStation.

Il n'y a pas d'option « Contient de l'alcool » à sélectionner pour les expéditions UPS dans ShipStation. Toutefois, UPS exige que vous utilisiez l'option Signature d'un adulte requise. Le colis doit également comporter une étiquette d'expédition spécifique pour les boissons alcoolisées mentionnant que l'expédition contient de l'alcool (cette étiquette n'est pas fournie par ShipStation).

Consultez les directives d'UPS pour l'expédition d'alcool et discutez des exigences avec le gestionnaire de votre compte UPS afin de vous assurer que vos expéditions d'alcool répondent à toutes les exigences d'UPS.

Traitement particulier

Activez cette option pour informer UPS que le colis nécessitera un traitement particulier. Pour obtenir plus d'informations et prendre connaissance des restrictions, consultez la page UPS dédiée aux frais supplémentaires.

Expédition nationaleExpédition internationaleDéclarations de douane électroniquesÉtiquettes de retourTarifs estimésAssurance du transporteurSuiviSuivi automatiqueFin de journée (PDF)Marque sur l'étiquetteMessages sur les étiquettesExpédition en plusieurs colisComptes multiples

Suppléments UPS

Lorsque vous saisissez le poids et les dimensions de vos expéditions dans ShipStation, ils doivent refléter précisément la taille du colis afin que le tarif renvoyé à ShipStation soit celui qui vous est réellement facturé pour l'expédition. Si les dimensions saisies dans ShipStation ne correspondent pas aux dimensions réelles du colis expédié, vous pouvez être soumis à des frais supplémentaires de la part d'UPS.

Il incombe à l'expéditeur de saisir les dimensions exactes dans ShipStation avant de créer l'étiquette d'expédition.

Les colis dont le poids réel excède 150 livres ou dont la longueur excède 108 pouces ou dont la longueur plus la circonférence excèdent 165 pouces [(2 × largeur) + (2 × hauteur)], tels que mesurés pour déterminer leur poids facturable, ne sont pas éligibles au transport.

Si UPS trouve des colis qui excèdent ces limites dans le système UPS, les expéditions seront soumises à des frais supplémentaires. UPS se réserve le droit, à sa seule et entière discrétion, de renvoyer ces colis à l'expéditeur, aux frais de ce dernier.

Reportez-vous aux tarifs/conditions d'utilisation UPS – France pour plus d'informations.

Détails supplémentaires concernant l'intégration d'UPS

  • Les étiquettes créées à l'aide de ShipStation n'apparaîtront pas dans votre historique d'expédition sur UPS.com.

  • Les formulaires de fin de journée UPS (également appelés formulaires PLD) ne sont pas disponibles dans ShipStation. En tant que partenaire UPS certifié, ShipStation envoie toutes les informations d'expédition par voie électronique à UPS lors de la création des étiquettes. Aucun processus de fin de journée ou formulaire PLD n'est par conséquent nécessaire. Si vous avez besoin d'un manifeste à des fins de tenue de dossiers, vous pouvez créer un manifeste d'expédition générique en accédant à Informations > Rapports > Manifeste d'expédition et en exécutant le rapport pour vos expéditions UPS.

  • L'outil de validation d'adresse de ShipStation n'est pas capable de faire la distinction entre les adresses résidentielles et commerciales. Toutes les adresses sont donc traitées comme des adresses commerciales. Les tarifs estimés peuvent donc être incorrects pour certains envois UPS résidentiels.

  • UPS affichera uniquement la ligne d'adresse 1 des adresses d'expédition et de retour. Les informations d'adresse secondaires (comme un numéro d'appartement ou de suite) doivent être ajoutées à la ligne d'adresse 1.

  • La ligne d'adresse 1 du destinataire a une limite de 30 caractères. Lorsque le champ Adresse du destinataire 1 excède cette limite de caractères, ShipStation passe automatiquement à la ligne d'adresse 2.

  • Vous pouvez importer votre carnet d'adresses UPS Worldship® dans ShipStation en suivant les instructions indiquées dans notre article d'aide intitulé « Transférer un carnet d'adresses UPS Worldship® dans ShipStation ».

  • L'expédition de marchandises dangereuses n'est pas autorisée dans ShipStation. Vous devez vous adresser directement à UPS.

Conseils pour la résolution des problèmes liés à UPS

Voici certains problèmes courants, leurs causes potentielles et les conseils de résolution disponibles.

Erreurs de connexion au compte UPS

Erreur

Cause

Solution

Statut de compte non valide

Le compte est resté inactif pendant une période prolongée.

Contactez directement UPS pour réactiver le compte.

La demande ne peut être traitée, veuillez contacter le service client d'UPS au 1-XXX-XXX-XXXX.

Problème de facturation ou autre problème en lien avec le compte UPS.

Contactez UPS au numéro indiqué et laissez un message vocal en précisant vos coordonnées si personne ne répond. Aucun autre service UPS ne peut généralement vous venir en aide lorsque vous rencontrez cette erreur.

L'entrée PostalCode et/ou CountryCode ne correspond pas à celles associées au numéro de compte

L'adresse saisie ne correspond pas aux informations de contact principales du compte.

Connectez-vous à UPS.com pour recueillir les informations de coordonnées requises.

Impossible de vérifier les tarifs négociés. Veuillez vérifier les informations de la facture et les soumettre à nouveau.

La facture n'est pas valide ou le compte n'a pas accès aux tarifs négociés.

Si vous n'avez pas encore accès aux tarifs négociés, ne sélectionnez pas l'option « Activer les tarifs négociés ». Si vous n'avez pas de facture récente, vous devez vous rapprocher du service des comptes fournisseurs d'UPS. Vous pouvez également obtenir une aide à la facturation en ligne ou appeler le service de facturation d'UPS pour demander un duplicata de facture.

La demande ne peut être autorisée, car la facture n'a pas été trouvée dans le système de facturation d'UPS.

Informations de facture non valides ou obsolètes.

Si vous n'avez pas de facture récente, vous devez vous rapprocher du service des comptes fournisseurs d'UPS. Vous pouvez également obtenir une aide à la facturation en ligne ou appeler le service de facturation d'UPS pour demander un duplicata de facture.

La demande ne peut être autorisée, car le compte est bloqué. Veuillez réessayer après un délai de 24 heures.

Tentative d'inscription avec des informations de facture incorrectes un trop grand nombre de fois.

Contactez UPS directement pour déverrouiller le compte. Vérifiez que vous disposez des informations de facture correctes avant de renouveler votre demande.

Numéro d'expéditeur manquant ou non valide

Le numéro de compte UPS saisi est incorrect.

Vérifiez le numéro de compte saisi pour vous assurer qu'il n'y a pas d'espaces et que le numéro de compte est correct.

Le service web d'enregistrement est temporairement indisponible

ShipStation ne peut pas enregistrer le compte auprès d'UPS.

Problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou contactez l'assistance pour en savoir plus.

Système de licence non disponible

ShipStation ne peut pas enregistrer le compte auprès d'UPS.

Problème temporaire généralement lié à la maintenance du serveur. Consultez la page d'état de ShipStation ou contactez l'assistance pour en savoir plus.

Erreurs concernant les étiquettes et les tarifs UPS

Il existe un certain nombre d'erreurs potentielles que vous pouvez rencontrer lorsque vous obtenez des tarifs UPS et créez des expéditions UPS. Le tableau suivant décrit les erreurs les plus courantes et indique des solutions potentielles :

Erreur

Cause

Solution

L'option de facturation demandée n'est pas disponible entre les sites sélectionnés.

Cette erreur se produit pour les étiquettes internationales apposées sur les colis dont la valeur est inférieure à 100 euros lorsque vous sélectionnez l'option de facturation des taxes et des droits de douane au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition.

UPS ne facture pas de taxes et de droits de douane si la valeur de l'expédition – coût des produits et frais de livraison inclus – est inférieure à 100 euros par jour. Aucuns frais n'étant facturés au destinataire ou à l'expéditeur, UPS bloquera la création de l'étiquette si le DDP n'est pas applicable à l'expédition.

Désélectionnez l'option permettant de facturer les taxes et les droits de douane au payeur de l'expédition dans la section Autres options d'expédition, puis créez l'étiquette.

L'identifiant de l'utilisateur est actuellement verrouillé. Veuillez réessayer dans 5 minutes.

Les identifiants d'accès de ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour.

Accédez à Paramètres > Expédition > Transporteurs et cliquez sur le lien des paramètres d'UPS. Cliquez sur le bouton d'action Supprimer le compte. Une fois supprimé, ajoutez à nouveau le compte dans ShipStation.

La demande ne peut être autorisée, car le compte est bloqué. Veuillez réessayer après un délai de 24 heures.

Les identifiants d'accès de ShipStation sont obsolètes et doivent être mis à jour.

Accédez à Paramètres > Expédition > Transporteurs et cliquez sur le lien des paramètres d'UPS. Cliquez sur le bouton d'action Supprimer le compte. Une fois supprimé, ajoutez à nouveau le compte dans ShipStation.

L'accessoire n'est pas valable avec l'option sélectionnée

Service, colis ou option d'expédition non compatible

Le service et le colis ne sont pas compatibles ou une « Autre option » non autorisée (comme Livraison le samedi) est sélectionnée pour l'expédition. Supprimez toutes les options qui ne sont pas autorisées pour le type d'expédition.

L'option d'accessoire demandée n'est pas disponible entre les sites sélectionnés

Vous tentez d'expédier quelque chose par UPS et avez sélectionné l'option Neutre en carbone dans les paramètres de votre compte UPS dans ShipStation. Le programme de réduction des émissions de carbone d'UPS n'est pas disponible entre tous les sites.

Suivez Paramètres > Expédition > Transporteurs pour modifier vos paramètres UPS. Désactivez l'option Neutre en carbone et enregistrez vos modifications.

Numéro d'expéditeur manquant ou non valide

Erreur dans le numéro de compte UPS utilisé pour l'expédition.

Si elle apparaît après la connexion réussie d'un compte UPS, cette erreur est généralement liée à la facturation à un tiers. Vérifiez que les informations de facturation à un tiers utilisent un compte UPS valide.

Nom de l'entreprise manquant ou non valide

Aucun nom d'entreprise dans Adresse d'expédition.

Le nom de l'entreprise expéditrice est requis pour certaines expéditions UPS. Ajoutez un nom d'entreprise dans le champ de l'adresse d'expédition ou ajoutez un nom d'entreprise dans l'onglet Marque des paramètres de la boutique.

Le numéro de l'expéditeur ne peut pas être utilisé pour l'expédition.

Problème de facturation ou autre problème en lien avec le compte UPS.

Contactez directement UPS pour discuter de la cause de l'erreur et de la marche à suivre pour la résoudre.

Expédition manquante ou non valide en provenance de StateProvinceCode

UPS veut que vous saisissiez le code à deux chiffres de l'État au lieu du nom de la ville ou de la province.

Si vous expédiez vers ou à partir d'une adresse au Royaume-Uni, essayez de remplacer l'état ou la province par un code à deux lettres comme indiqué dans le tableau des états et des provinces du Royaume-Uni (GB). Par exemple, utilisez JJ au lieu de Édimbourg.

DDP
DDP
Expédition nationaleExpédition internationaleSoumission électronique aux douanesÉtiquettes de retourTarifs estimésAssurance du transporteurSuiviSuivi automatiqueFin de journée (PDF)Marquage des étiquettesMessages sur les étiquettesExpédition de plusieurs colisComptes multiplesDDP