Pour utiliser la fonction interne de gestion des stocks de ShipStation, vous devez définir vos niveaux de stock initiaux avant que ShipStation puisse commencer à déduire des articles du stock au fur et à mesure de vos expéditions.
La meilleure façon de définir les niveaux de stock initiaux de votre inventaire consiste à télécharger un fichier CSV spécialement formaté qui contient les informations sur votre niveau de stock et l'emplacement des produits.
Lors de ce processus, vous allez :
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Exporter un fichier CSV d'inventaire à partir de ShipStation.
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Ajouter vos valeurs d'inventaire au fichier CSV.
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Importer le fichier CSV mis à jour dans ShipStation.
Conditions
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Avant de définir vos quantités de stock initiales, assurez-vous d'avoir terminé le processus de configuration de l'inventaire interne, c'est-à-dire la création d'un entrepôt de stock, l'établissement d'un lien entre l'entrepôt et un lieu d'expédition, et l'activation du suivi des stocks. Lisez notre article sur la configuration de l'inventaire interne pour en savoir plus.
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Vous devez également avoir créé des enregistrements de produits dans ShipStation pour définir les quantités de stock. Si vous n'avez pas encore créé d'enregistrements de produits dans ShipStation, lisez d'abord notre article sur l'ajout d'enregistrements de produits !
Une fois que vous aurez défini vos quantités de stock initiales, ShipStation pourra commencer à déduire des articles du stock à mesure que vous expédiez vos commandes. Lisez notre article sur la mise à jour de vos niveaux de stock pour savoir comment mettre à jour les quantités de stock après avoir défini les niveaux initiaux.
Tout d'abord, vous devez exporter votre liste de produits existants dans un fichier CSV d'inventaire spécialement formaté depuis ShipStation.
Pour exporter les données d'inventaire des produits :
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Sélectionnez l'option Exporter TOUS les produits autonomes et variantes de produits actifs avec ou sans stocks dans la nouvelle fenêtre, puis cliquez sur Exporter maintenant.
ShipStation exporte votre inventaire vers un fichier CSV et votre navigateur télécharge automatiquement un fichier .zip dans votre dossier de téléchargements par défaut.
Utilisation de l'exemple de modèle d'inventaire
Dans un premier temps, nous vous recommandons d'exporter vos enregistrements de produits comme décrit ci-dessus. Toutefois, vous avez la possibilité de télécharger un fichier CSV contenant un exemple de modèle d'inventaire, soit depuis la fenêtre contextuelle Importation de l'inventaire, soit en bas de cet article.
Si vous utilisez l'exemple de modèle, vous devez ajouter manuellement vos noms de produits et vos SKU ainsi que les quantités de stock et les emplacements d'entrepôts. Veuillez noter que dans le fichier d'exemple, les titres des colonnes diffèrent légèrement de ceux utilisés dans la version exportée. Les deux versions sont correctes et vous permettront d'importer avec succès vos quantités de stock et vos données d'emplacement.
Vous allez ensuite ajouter les détails de votre inventaire au fichier CSV exporté.
Champ Nom de l'entrepôt
Le champ Nom de l'entrepôt est un champ en lecture seule qui vous permet de savoir dans quel entrepôt se trouve le stock du produit concerné. Au moment de définir vos niveaux de stock initiaux, ce champ sera très probablement vide. Il n'est pas nécessaire d'ajouter une quelconque valeur à ce champ lorsque vous définissez l'entrepôt dans lequel le stock est chargé durant le processus d'importation.
Le champ Nom de l'entrepôt n'est pas inclus dans l'exemple de modèle, car il n'est pas nécessaire au processus d'importation.
Enfin, vous réimporterez votre fichier CSV mis à jour dans ShipStation.
Pour charger un fichier CSV de stock :
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Joignez le fichier CSV de votre choix (par glisser-déposer ou cliquez dessus pour le sélectionner) dans la fenêtre contextuelle Importer des produits à partir d'un fichier CSV.
Remarque
Un modèle CSV n'est plus nécessaire pour importer les enregistrements d'inventaire.
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Sélectionnez l'entrepôt de stock que vous allez mettre à jour à l'aide de votre fichier CSV. Si vous avez déjà mis en correspondance vos colonnes d'importation CSV avec les champs ShipStation correspondants, vous pouvez également sélectionner le modèle d'importation.
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Sélectionnez Importer et prévisualiser. Si vous n'avez pas sélectionné de modèle d'importation, vous devez mettre en correspondance les colonnes de votre document CSV avec les champs de ShipStation (si vous ne l'avez pas déjà fait).
Attention !
Assurez-vous que votre fichier CSV contient toutes les informations dont vous avez besoin pour vos enregistrements d'inventaire. Le processus d'importation par CSV remplace toujours les données d'inventaire dans ShipStation par les données du fichier CSV. Cela signifie que la quantité de stock indiquée dans le fichier CSV remplacera la quantité actuellement en stock dans ShipStation.
De plus, si vous avez une cellule vide dans le fichier CSV pour un champ qui contient actuellement des données dans ShipStation, l'importation CSV remplacera ces données par une valeur null et ces données ne seront plus disponibles dans ShipStation.
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Sélectionnez Lancer l'importation.
Remarque
Si vous avez plusieurs entrepôts de stock, veuillez noter que ShipStation ne peut importer le stock que pour un entrepôt à la fois. Vous devrez effectuer une importation pour chaque entrepôt pour lequel vous souhaitez modifier des quantités de stock.
Une fois l'importation terminée, vos niveaux de stock et vos emplacements seront établis pour cet entrepôt de stock. Répétez ce processus pour chaque entrepôt de stock pour lequel vous possédez une quantité de stock. Lisez notre article Dépannage et astuces pour l'importation CSV si vous rencontrez des difficultés pour importer le fichier CSV.
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Les champs SKU et Stock/OnHand sont obligatoires !
Le champ OnHand (fichier CSV exporté) et le champ Stock (exemple de modèle CSV) importent tous deux le niveau de stock dans le champ On Hand de ShipStation.
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OnHand (Stock) fait référence au nombre d'articles qui sont disponibles et affectés pour traiter les commandes.
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Les colonnes Loc1, Loc2, Loc3 et Loc4 du fichier CSV correspondent respectivement à la zone, à l'unité, à l'étagère et au bac dans la structure de stockage de l'entrepôt.
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Si vous ne spécifiez pas au moins une valeur « Loc » lors de l'importation, ShipStation affichera l'emplacement dans l'entrepôt de stock comme (non spécifié).
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Vous pouvez ajouter de nouvelles lignes dans le fichier CSV qui spécifient des emplacements d'entrepôts de stock supplémentaires pour un produit unique, et ShipStation ajoutera chaque emplacement au SKU spécifié.
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Vous pouvez inclure plusieurs entrepôts de stock dans un seul fichier CSV. Toutefois, pour charger l'inventaire de plusieurs entrepôts, vous devrez effectuer plusieurs importations en sélectionnant à chaque fois l'entrepôt auquel appliquer l'importation.
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L'exemple de modèle d'inventaire comprend un champ Coût, mais pas le fichier CSV d'inventaire exporté. En effet, le champ Coût n'est pas stocké dans une base de données comme les autres champs. Ces données apparaissent uniquement dans l'historique du stock dans ShipStation.
Vous pouvez ajouter une colonne Coût au fichier CSV exporté si vous souhaitez enregistrer les modifications de coût de produit dans l'historique d'un produit, mais ce n'est pas obligatoire. De plus, ces données ne seront pas incluses dans le fichier CSV de stock exporté.
Vous pouvez désormais afficher vos niveaux de stock au niveau du produit, au niveau de la commande et dans la barre latérale des expéditions.
Dans notre article Stocks engagés, un tableau définit l'ensemble de notre terminologie lorsque vous consultez vos stocks.
Pour voir les niveaux de stock sur l'écran Détails de la commande :
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Accédez à l'onglet Commandes.
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Ouvrez l'écran des détails de la commande.
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Accédez à la section Articles de la commande pour voir le niveau de stock.
Assurez-vous que le lieu d'expédition est associé à la bonne source de stock.
Pour visualiser l'inventaire par le biais de la barre latérale d'expédition dans la grille des commandes :
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Sélectionnez une commande dans la grille des commandes et cochez la case Afficher la barre latérale près du bouton Profil afin d'afficher la barre latérale droite pour cette commande.
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Cliquez sur l'icône roue dentée
dans la section Articles.
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Sélectionnez Commandes dans la fenêtre contextuelle Regrouper par. (Le paramètre par défaut est Articles.)
Le champ Stock affichera les quantités Disponibles (hors commande en cours) et On Hand (commande en cours incluse).