Explique comment fermer et imprimer les manifestes d'expédition dans ShipStation, comment fonctionne la soumission électronique, quels sont les transporteurs qui la prennent en charge, et fournit d'autres remarques importantes.
Certains transporteurs exigent des manifestes d'expédition qui répertorient toutes les expéditions effectuées pour ce transporteur chaque jour. Les transporteurs peuvent désigner cette liste d'expéditions par les termes suivants : manifeste d'expédition, formulaire SCAN, récapitulatif de commande, formulaire de fin de journée. ShipStation utilise le terme « Fin de journée » (ou EOD) pour faire référence à chacun de ces termes, car les entités décrites sont généralement fermées et transmises à la fin de la journée.
ShipStation permet de fermer les expéditions pour certains transporteurs et d'imprimer le formulaire du transporteur, qui peut ensuite être remis au chauffeur du transporteur et scanné.
Exigences relatives aux formulaires par transporteur
Chaque transporteur a des exigences propres pour les formulaires de fin de journée, et tous les transporteurs ne vous obligent pas à fermer vos expéditions.
Dans certains cas, vous devez fermer et imprimer les formulaires chaque jour. Dans d'autres cas, ShipStation envoie les données d'expédition électroniquement. À l'issue de la soumission par voie électronique, certains transporteurs envoient un PDF à ShipStation que vous pouvez imprimer si vous le souhaitez, mais notez que d'autres ne le font pas.
Lorsqu'un transporteur vous demande de fermer et/ou d'imprimer ce formulaire, vous pouvez, dans la plupart des cas, le faire directement dans ShipStation.
Pour plus de détails sur les exigences de fin de journée ou de manifeste de votre transporteur, veuillez vérifier auprès du représentant de votre compte de transporteur. Vous trouverez également des informations complémentaires dans la section Formulaire de fin de journée par transporteur au bas de cet article et dans les articles du Guide d'aide aux intégrations.
Pour fermer vos expéditions de façon manuelle, vous devez les localiser, les fermer et imprimer le formulaire. Les étapes suivantes vous guideront tout au long de ce processus dans l'application ShipStation .
Fermer via ShipStation Mobile
Vous pouvez également fermer vos expéditions sur l'application ShipStation Mobile. Consultez l'article Fin de journée dans ShipStation Mobile pour plus de détails.
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Par défaut, ShipStation affichera la date actuelle, le transporteur et le nombre d’expéditions en cours.
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Cliquez sur la date pour afficher les envois avec des dates d'expédition futures ou passées.
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Cliquez sur Fermer les expéditions pour afficher les expéditions individuelles et passer aux étapes suivantes.
Quelles expéditions sont affichées ?
Les expéditions affichées sont celles qui peuvent être fermées manuellement dans ShipStation. Les expéditions fermées automatiquement ou électroniquement ne seront pas répertoriées comme ouvertes. Consultez la section Détails par transporteur si vous avez besoin de plus d'informations.
Vous êtes maintenant prêt à sélectionner les expéditions à fermer.
Lorsque vous cliquez sur Fermer les expéditions, l'écran Fermer les expéditions s'affiche et donne la liste de toutes les expéditions qui peuvent être fermées pour ce transporteur à partir de tous les lieux d'expédition. Par défaut, toutes les expéditions seront sélectionnées.
Pour tout fermer en même temps, cliquez sur Tout fermer.
Une fois les expéditions fermées, elles seront répertoriées dans l'onglet Fermé et prêtes à être imprimées.
Dès que vous avez fermé une série d'expéditions, vous verrez un lien Imprimer le formulaire.
Cliquez sur Imprimer le formulaire et sélectionnez l’imprimante dans la fenêtre contextuelle Imprimer.
Définir la date limite d'expédition
Si l'heure d'enlèvement ou de dépôt de vos expéditions se situe suffisamment tôt dans la journée pour que vous puissiez continuer à créer des étiquettes pour les expéditions qui seront enlevées le lendemain, n'oubliez pas que ces expéditions doivent avoir une date d'expédition le lendemain pour être consignés sur le formulaire de fin de journée correct.
Pour définir automatiquement l'heure d'expédition d'une étiquette pour une expédition le lendemain, définissez l'heure limite d'expédition dans les options liées au document de l'étiquette.
Vous pouvez ensuite l'imprimer avec ShipStation Connect ou télécharger le formulaire pour l'imprimer dans une visionneuse PDF.
Certains transporteurs n'ont pas besoin d'un manifeste de fin de journée physique, car tout est fait par voie électronique dans ShipStation. Pour plus d'informations sur un transporteur spécifique, consultez la section Détails par transporteur ci-dessous ou l'article d'un transporteur spécifique dans notre Guide d'aide aux intégrations.
Lorsque vous imprimez des étiquettes UPS dans ShipStation, il n'est pas nécessaire de fournir un rapport de fin de journée à votre chauffeur UPS. De même, vous n'avez pas besoin d'envoyer manuellement à UPS les données Détail de l'envoi au niveau du colis (« Package Level Detail » ou PLD). ShipStation le fait automatiquement.
Toutes les informations d'expédition sont envoyées à UPS (par l'intermédiaire de leur API) lorsqu'une étiquette est créée. Le coin de chaque étiquette UPS comprend une icône colis, qui indique que le colis a été pré-scanné. Les chauffeurs ne sont pas tenus de scanner chaque colis individuellement.
Imprimer un manifeste d’expédition UPS
Si votre chauffeur souhaite que vous fournissiez un formulaire de fin de journée, ou si votre représentant UPS souhaite examiner votre fichier PLD, informez-le simplement que ShipStation est un partenaire UPS certifié et envoie ces informations directement à UPS par l'intermédiaire de son API.
Si vous souhaitez obtenir une copie physique des expéditions de la journée, suivez Insights > Rapports > Manifeste d'expédition. Ce manifeste ne peut pas être scanné, mais vous pouvez l'utiliser pour vérifier que vous envoyez les bons colis.
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Certains transporteurs proposant des soumissions électroniques ne fournissent pas de manifestes/formulaires de fin de journée imprimables.
La nouvelle mise en page de ShipStation indiquera le format dans la colonne de l'onglet Expéditions :
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La fermeture d'un formulaire de fin de journée signifie que vous avez « manifesté » vos expéditions. Les expéditions ouvertes sont des expéditions qui n'ont pas encore fait l'objet d'un manifeste, tandis que les expéditions fermées sont des expéditions qui ont fait l'objet d'un manifeste. Une fois le manifeste établi, vous ne pouvez plus annuler l'étiquette de l'expédition dans ShipStation. Vous pouvez éventuellement contacter le transporteur pour annuler l'étiquette, mais ShipStation ne peut plus apporter aucune modification.
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Tous les transporteurs n'exigent pas que vous soumettiez un formulaire ou un manifeste de fin de journée. Consultez la liste dans la section Détails par transporteur pour connaître les exigences de votre transporteur, ou contactez votre transporteur pour plus d'informations.
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Fin de journée UPS et PLD soumis par voie électronique.
Lorsque vous imprimez des étiquettes UPS dans ShipStation, il n'est pas nécessaire de fournir un formulaire ou un manifeste de fin de journée à votre chauffeur UPS. De même, il n'est pas nécessaire d'envoyer manuellement à UPS un Détail de l'envoi au niveau du colis (PLD). ShipStation le fait automatiquement. Le coin inférieur droit de chaque étiquette UPS comporte une icône colis qui indique que le colis a été pré-scanné. Les chauffeurs ne sont pas tenus de scanner chaque colis individuellement.
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Si vous recevez un message d'erreur lorsque vous tentez de fermer un formulaire de fin de journée, contactez l'assistance de ShipStation.
Nous vous recommandons également de contacter votre transporteur pour savoir si les expéditions ont été manifestées dans son système.