Comment importer des commandes groupées dans ShipStation à l'aide d'un fichier CSV. Inclut un guide de préparation du fichier CSV, une référence des mappages de champ et des solutions pour les problèmes courants.
ShipStation vous permet d'importer des commandes à partir d'un fichier CSV ou délimité par des tabulations dans un magasin manuel. Cela peut être utile si vous faites le suivi de vos commandes sur une feuille de calcul ou que vous exportez des commandes à partir d'un canal de vente qui ne s'intègre pas encore à ShipStation.
Les sections ci-dessous vous expliquent comment préparer votre fichier d'importation, importer le fichier, mapper les champs CSV avec les champs de ShipStation, mettre à jour les commandes à l'aide d'un fichier CSV et résoudre les problèmes courants.
Avant de démarrer le processus d'importation, vous devez vous assurer que votre fichier d'importation est correctement préparé.
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Bonne pratique : utilisez la première ligne de votre fichier CSV comme en-tête de colonnes (numéro de commande, nom du client, adresse, ville, etc.).
Ces en-têtes n'ont pas besoin de correspondre à ceux de ShipStation. Vous effectuerez un mappage pendant le processus d'importation pour relier les champs correspondants de ShipStation aux vôtres.
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Les numéros de commande sont requis. Vous pouvez saisir vos propres numéros ou utiliser la fonctionnalité de numérotation automatique (voir ci-dessous).
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Tous les numéros de commande doivent être uniques, aussi bien par rapport aux autres commandes dans le fichier CSV et aux commandes de votre boutique manuelle ShipStation.
Si un numéro de commande dans votre fichier CSV correspond à une commande existante de votre boutique manuelle dans ShipStation, ShipStation procédera à la mise à jour de cette commande pour que les données correspondent à celles du fichier CSV.
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Commandes de plusieurs articles : ShipStation combinera les lignes qui possèdent le même numéro de commande en une seule commande.
Par exemple, deux lignes dans un fichier CSV comportant le numéro de commande SH1001 seront regroupées en une seule commande SH1001 contenant les articles de chaque ligne du fichier CSV.
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Numérotation automatique : ShipStation peut attribuer automatiquement un numéro de commande si vous activez cette option pour votre boutique manuelle.
Pour cela, suivez
Paramètres > Canaux de vente > Configuration de la boutique > Menu d'actionpour la boutique concernée. Cochez la case Générer automatiquement les numéros de commande pour les commandes manuelles.> Modifier la connexion à la plateforme marchande
Dans votre fichier CSV, saisissez AUTO dans la colonne Numéro de commande pour chaque commande que vous souhaitez numéroter automatiquement. Chaque ligne dans le fichier CSV sera alors importée en tant que commande unique dotée d'un numéro de commande automatique.
Importez le fichier CSV d'une commande dans ShipStation en suivant ces étapes :
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Dans l'onglet Commandes, cliquez sur Autres actions et choisissez Importer des commandes.
ShipStation ouvrira l'écran d'importation des commandes CSV.
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Cliquez sur +Sélectionner un fichier sur l'écran d'importation de commande.
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Trouvez votre fichier CSV et cliquez sur Ouvrir.
Le nom de votre fichier apparaîtra alors à côté du bouton +Sélectionner un fichier.
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Sélectionnez la boutique dans laquelle vous souhaitez importer les commandes dans le menu déroulant Importer vers la boutique.
Cette étape est importante, car une fois que l'importation a démarré, ces commandes ne pourront pas être déplacées vers une autre boutique.
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Sélectionnez Créer un mappage de champs s'il s'agit de votre première importation par fichier CSV.
Le mappage de champ désigne la façon dont vous indiquez à ShipStation quelles données de votre fichier vont dans quels champs de ShipStation. Pour choisir un mappage déjà enregistré, cliquez sur Utiliser un mappage enregistré et sélectionnez le mappage en question dans le menu déroulant.
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Cliquez sur Importer.
Si vous avez choisi de créer un mappage de champs, vous serez invité à mapper vos champs. Consultez la section Mappage de champs ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées. Si vous avez besoin d'aide pour les importations de commandes, consultez notre article de résolution des problèmes d'importation par CSV.
Le mappage des champs vous permet de spécifier à ShipStation l'endroit où vos informations CSV doivent apparaître. Les en-têtes de vos colonnes ne correspondront probablement pas à 100 % aux noms des champs dans ShipStation, c'est pourquoi vous devrez les mapper à l'aide de ce processus.
La colonne champ de ShipStation affiche les noms des champs vers lesquels vous pouvez mapper les vôtres. La colonne Votre en-tête de colonne contient des menus déroulants dans lesquels vous pouvez choisir parmi les colonnes de votre fichier CSV.
Si vous ne pouvez pas voir les noms des en-têtes de colonnes sur l'écran de mappage de l'importation, il est possible qu'un nom de mappage enregistré contienne des caractères spéciaux. Dans ce cas, vous devez supprimer les caractères spéciaux du CSV, puis relancer le processus d'importation.
Affectez les champs ShipStation situés sur la gauche aux en-têtes de colonne correspondants situés sur la droite.
L'image ci-dessus ne contient pas la liste complète de toutes les colonnes disponibles. Faites défiler la fenêtre pop-up pour révéler toutes les colonnes disponibles !
Mappage de champs autoconfiguré
Si, dans votre fichier d'importation CSV, vous nommez les en-têtes de colonnes exactement comme les noms de champs dans ShipStation, les listes déroulantes seront automatiquement définies, et vous n'aurez pas besoin de mapper manuellement chaque en-tête de colonne.
Une fois que vous avez mappé toutes les colonnes de ShipStation à vos données, nous vous recommandons d'enregistrer le mappage de services pour les importations futures.
Saisissez un nom dans le champ Nom de mappage de champ. Nommez le mappage de champ en utilisant uniquement des caractères alphanumériques.
Quand vous êtes prêt, cliquez sur Démarrer l'importation.
Une fois le processus d'importation terminé dans ShipStation, vos commandes seront visibles dans la section En attente d'expédition sur l'écran de vos commandes, dans la boutique manuelle que vous avez sélectionnée lors du processus d'importation.
Vous pouvez également utiliser le processus d'importation via un fichier CSV ci-dessus pour mettre à jour les commandes qui existent déjà dans vos boutiques manuelles.
ShipStation mettra à jour les commandes de votre boutique manuelle sélectionnée si elle contient des numéros de commande qui correspondent à ceux de votre fichier CSV et que les commandes en question ont été créées par une importation CSV (les commandes créées manuellement ou avec une API ne sont pas prises en compte).
L'importation via un fichier CSV remplace les données existantes avec les données du fichier CSV
Vérifiez que votre fichier CSV contient toutes les informations dont vous avez besoin pour vos dossiers de commande !
L'importation par fichier CSV remplacera les données dans ShipStation par les données du fichier CSV. Cela signifie que si vous avez une cellule vide dans le fichier CSV pour un champ qui contient actuellement des données dans ShipStation, l'importation du fichier CSV remplacera ces données par la valeur null, et elles ne seront plus disponibles dans ShipStation.
Par exemple, si vous avez initialement importé la commande n° 12345 avec les champs N° de commande, Nom, Adresse, Ville, État, Code postal et Pays :
Mais vous réalisez ensuite que vous devez ajouter une SKU à la commande...
Ajoutez la SKU à la colonne SKU pour la commande et conservez TOUTES les autres informations existantes de la commande de la manière suivante :
ShipStation ajoutera les informations de la SKU à la commande n° 12345 dans ShipStation.
Autrement, si vous souhaitez effacer les informations d'une commande, supprimez simplement les informations des colonnes appropriées avant de télécharger le nouveau fichier, comme indiqué ci-après :
Dans cet exemple, ShipStation supprimera les champs Nom, Adresse, Ville, État, Code postal et Pays de la commande n° 12345 dans ShipStation tout en ajoutant la SKU.
Si vous souhaitez un fichier CSV préformaté, téléchargez l'échantillon du fichier CSV à partir de l'écran Importer, ou téléchargez le Modèle d'importation de commande en bas de cet article.
Si des données sont manquantes ou si vous rencontrez un message d'erreur après l'importation via un fichier CSV, les étapes suivantes peuvent vous aider à résoudre ces problèmes :
Si vous effectuez l'importation mais que certaines informations semblent manquer dans vos commandes ShipStation, il se peut que vous ayez oublié un champ lors de l'étape de mappage.
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Si vous avez enregistré votre mappage, vérifiez-le. Modifiez le mappage de champ et enregistrez-le sous un NOUVEAU nom. Utilisez ensuite le nouveau mappage de champ pour effectuer vos importations.
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Si vous n'avez pas enregistré votre mappage, effectuez de nouveau l'importation et assurez-vous que tous les champs que vous souhaitez mapper se sont vu attribuer le champ ShipStation correct dans les menus déroulants. ShipStation mettra à jour les commandes existantes pendant le processus d'importation.
Si vous recevez le message « échec de l'importation », procédez comme suit :
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Vérifiez que votre fichier CSV n'inclut pas de caractères spéciaux ou non valides. En règle générale, les tirets et les points sont acceptés dans toutes les cellules à l'exception de la ligne d'en-tête. Toutefois, les symboles monétaires, les accents et d'autres caractères spéciaux contenus dans n'importe quelle cellule du fichier CSV peuvent entraîner l'échec de l'importation.
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Vérifiez le type de caractères utilisés dans certains champs de votre CSV. Par exemple, les lettres ne sont pas valides dans le champ consacré au numéro de téléphone. Le symbole @ fonctionne dans le champ dédié à l'adresse e-mail, mais risque de provoquer une erreur lorsqu'il est utilisé dans d'autres champs.
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Si les étapes ci-dessus ne semblent pas provoquer cette erreur, créez un nouveau fichier CSV, copiez/collez vos données dans un nouveau fichier et enregistrez-les. Puis, essayez de le télécharger à nouveau.
Ressources supplémentaires de résolution des problèmes
Pour obtenir de plus amples informations sur la résolution de problèmes liés à une importation CSV, consultez cet article dans la section Résolution des problèmes de notre centre d'aide.