Importer des commandes via un fichier CSV

Comment importer des commandes groupées dans ShipStation à l'aide d'un fichier CSV. Inclut un guide de préparation du fichier CSV, une référence des mappages de champ et des solutions pour les problèmes courants.

Formation Importer des commandes dans ShipStation, par ShipStation University

Si vous préférez apprendre par la pratique, suivez le cours de l'Université de ShipStation sur l'importation de commandes dans ShipStation. Grâce aux leçons vidéo, vous découvrirez comment importer à partir de vos boutiques, importer à partir d'un fichier CSV et créer des commandes manuelles dans ShipStation.

ShipStation vous permet d'importer des commandes à partir d'un fichier CSV ou délimité par des tabulations dans une boutique manuelle. Cela peut être utile si vous faites le suivi de vos commandes sur une feuille de calcul ou que vous exportez des commandes à partir d'un canal de vente qui ne s'intègre pas encore à ShipStation.

Les sections ci-dessous vous expliquent comment préparer votre fichier d'importation, importer le fichier, mapper les champs CSV avec les champs de ShipStation, mettre à jour les commandes à l'aide d'un fichier CSV et résoudre les problèmes courants.

Condition liée à l'importation par fichier CSV

Vous devez disposer d'un forfait Bronze ou supérieur pour bénéficier de la fonctionnalité d'importation de commande via un fichier CSV. 

Préparer votre fichier d'importation

Avant de démarrer le processus d'importation, vous devez vous assurer que votre fichier d'importation est correctement préparé. 

  • Bonne pratique : utilisez la première ligne de votre fichier CSV comme en-tête de colonnes (numéro de commande, nom du client, adresse, ville, etc.).

    Ces en-têtes n'ont pas besoin de correspondre à ceux de ShipStation. Vous effectuerez un mappage pendant le processus d'importation pour relier les champs correspondants de ShipStation aux vôtres.

  • Les numéros de commande sont requis. Vous pouvez saisir vos propres numéros ou utiliser la fonctionnalité de numérotation automatique (voir ci-dessous).

  • Tous les numéros de commande doivent être uniques, aussi bien par rapport aux autres commandes dans le fichier CSV que par rapport aux autres commandes de votre boutique manuelle ShipStation.

    Si un numéro de commande dans votre fichier CSV correspond à une commande existante de votre boutique manuelle dans ShipStation, ShipStation procédera à la mise à jour de cette commande pour que les données correspondent à celles du fichier CSV.

  • Commandes de plusieurs articles : ShipStation combinera les lignes qui possèdent le même numéro de commande en une seule commande.

    Par exemple, deux lignes dans un fichier CSV comportant le numéro de commande SH1001 seront regroupées en une seule commande SH1001 contenant les articles de chaque ligne du fichier CSV.

  • Numérotation automatique : ShipStation peut attribuer automatiquement un numéro de commande si vous activez cette option pour votre boutique manuelle.

    Pour cela, accédez à Paramètres > Canaux de vente > Configuration de la boutique et cliquez sur Modifier près de l'une de vos boutiques manuelles. Cochez la case Générer automatiquement les numéros de commande pour les commandes manuelles.

    SET_STORE_Manual_autonumber_MRK.png

    Dans votre fichier CSV, saisissez AUTO dans la colonne Numéro de commande pour chaque commande que vous souhaitez numéroter automatiquement. Chaque ligne dans le fichier CSV sera alors importée en tant que commande unique dotée d'un numéro de commande automatique.

mappage

Importer vos commandes

Si vous avez choisi de créer un mappage de champs, vous serez invité à mapper vos champs. Consultez la section Mappage de champs ci-dessous pour obtenir des instructions détaillées. Si vous avez besoin d'aide pour les importations de commandes, consultez notre article de résolution des problèmes d'importation par CSV.

Mappage de champ

Mappage de champs

Le mappage de champs vous permet de spécifier à ShipStation l'endroit où vos informations CSV doivent apparaître. Les en-têtes de vos colonnes ne correspondront probablement pas à 100 % aux noms des champs dans ShipStation, c'est pourquoi, vous devrez les mapper à l'aide de ce processus. 

La colonne Champ de ShipStation affiche les noms des champs vers lesquels vous pouvez mapper les vôtres. La colonne Votre en-tête de colonne contient des menus déroulants dans lesquels vous pouvez choisir parmi les colonnes de votre fichier CSV.

Pop-up Importer des commandes. Les champs de ShipStation apparaissent à gauche et les champs du fichier CSV à mapper apparaissent dans la colonne de droite.

Choisissez un en-tête de colonne sur la droite pour qu'il corresponde à un champ de ShipStation sur la gauche.

Une fois que vous avez mappé toutes les colonnes que vous souhaitez utiliser, vous pouvez alors enregistrer le mappage de services pour les importations futures. Nous vous recommandons de le faire si vous prévoyez de procéder régulièrement à des importations via un fichier CSV. 

Pour enregistrer ce mappage de champs, saisissez un nom dans le champ Nom du mappage de champs

Gros-plan sur la pop-up Importer des commandes. Le champ Nom du mappage de champs est encadré en rouge.

Quand vous êtes prêt, cliquez sur Démarrer l'importation

Une fois le processus d'importation terminé dans ShipStation, vos commandes seront visibles dans la section En attente d'expédition sur l'écran de vos commandes, dans la boutique manuelle que vous avez sélectionnée lors du processus d'importation.

Remarques concernant le mappage de champs

  • Vous pouvez mapper autant de colonnes que vous le souhaitez, mais le champ N° de commande est obligatoire dans ShipStation.

  • Chaque colonne CSV peut uniquement être mappée avec un champ ShipStation unique.

mappage

Mettre à jour des commandes manuelles – CSV

Vous pouvez également utiliser le processus d'importation via un fichier CSV ci-dessus pour mettre à jour les commandes qui existent déjà dans vos boutiques manuelles. 

ShipStation mettra à jour les commandes dans la boutique manuelle sélectionnée si les numéros de commande se retrouvent dans votre fichier CSV.

L'importation via un fichier CSV remplace les données existantes avec les données du fichier CSV

Vérifiez que votre fichier CSV contient toutes les informations dont vous avez besoin pour vos dossiers de commande !

L'importation par fichier CSV remplacera les données dans ShipStation par les données du fichier CSV. Cela signifie que si vous avez une cellule vide dans le fichier CSV pour un champ qui contient actuellement des données dans ShipStation, l'importation du fichier CSV remplacera ces données par la valeur null, et elles ne seront plus disponibles dans ShipStation.

Par exemple, si vous avez initialement importé la commande n° 12345 avec les champs N° de commande, Nom, Adresse, Ville, État, Code postal et Pays : 

Un extrait de fichier CSV dans Excel avec des informations de commande.

Mais vous réalisez ensuite que vous devez ajouter une SKU à la commande...

Ajoutez la SKU à la colonne SKU pour la commande et conservez TOUTES les autres informations existantes de la commande de la manière suivante :

Un extrait de fichier CSV dans Excel avec des informations de commande dans toutes les colonnes.

ShipStation ajoutera les informations de la SKU à la commande n° 12345 dans ShipStation. 

Autrement, si vous souhaitez effacer les informations d'une commande, supprimez simplement les informations des colonnes appropriées avant de télécharger le nouveau fichier, comme indiqué ci-après : 

Un extrait de fichier CSV dans Excel, les colonnes Numéro de commande et SKU sont remplies.

Dans cet exemple, ShipStation supprimera les champs Nom, Adresse, Ville, État, Code postal et Pays de la commande n° 12345 dans ShipStation tout en ajoutant la SKU. 

Si vous souhaitez un fichier CSV préformaté, téléchargez l'échantillon du fichier CSV à partir de l'écran Importer, ou téléchargez le Modèle d'importation de commande en bas de cet article. 

Problèmes courants liés à l'importation de commandes par fichier CSV

Si des données sont manquantes ou si vous rencontrez un message d'erreur après l'importation via un fichier CSV, les étapes suivantes peuvent vous aider à résoudre ces problèmes :

Données manquantes

Si vous effectuez l'importation mais que certaines informations semblent manquer dans vos commandes ShipStation, il se peut que vous ayez oublié un champ lors de l'étape de mappage.

  • Si vous avez enregistré votre mappage, vérifiez-le. Modifiez le mappage de champ et enregistrez-le sous un NOUVEAU nom. Utilisez ensuite le nouveau mappage de champ pour effectuer vos importations.

  • Si vous n'avez pas enregistré votre mappage, procédez de nouveau à l'importation et vérifiez que tous les champs que vous souhaitez mapper ont été affectés aux champs de ShipStation appropriés dans les menus déroulants. ShipStation mettra à jour les commandes existantes lors du processus d'importation.

Messages d'erreur

Si vous recevez le message « échec de l'importation », procédez comme suit :

  • Vérifiez que votre fichier CSV n'inclut pas de caractères spéciaux ou invalides. Généralement, les tirets et points ne posent pas de problème, mais les symboles de devise, les accents et autres caractères spéciaux peuvent faire échouer l'importation.

  • Vérifiez le type de caractères utilisés dans certains champs de votre CSV. Par exemple, les lettres ne sont pas valides dans le champ consacré au numéro de téléphone. Le symbole @ fonctionne dans le champ dédié à l'adresse e-mail, mais risque de provoquer une erreur lorsqu'il est utilisé dans d'autres champs.

  • Si les étapes ci-dessus ne semblent pas provoquer cette erreur, créez un nouveau fichier CSV, copiez/collez vos données dans un nouveau fichier et enregistrez-les. Puis, essayez de le télécharger à nouveau. 

Ressources supplémentaires de résolution des problèmes

Pour obtenir de plus amples informations sur la résolution de problèmes liés à une importation CSV, consultez cet article dans la section Résolution des problèmes de notre centre d'aide.

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