Afficher, rechercher et trier des commandes

ShipStation Content Team

Mise à jour 4 avril 2023 22:06

Vous pouvez gérer la liste de commandes dans la grille Commandes en contrôlant l'affichage, en triant et en utilisant la recherche.

Une fois que vous avez importé des commandes dans ShipStation, vous pouvez les consulter et les gérer dans l'onglet Commandes.

Zoom sur la barre d'outils. L'onglet Commandes est encadré en rouge.

Dans ShipStation, vous pouvez afficher, rechercher et trier vos commandes de plusieurs façons, ce qui vous permet de trouver les commandes dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Vous pouvez notamment afficher vos commandes selon leur statut, à l'aide de l'outil de recherche et en triant la grille par champ.

Pour savoir comment utiliser les filtres, consultez l'article Filtrer les commandes.

Comprendre les statuts de commandes

Dans la barre latérale gauche de la grille des commandes, vous pouvez voir les différents statuts de vos commandes. ShipStation affiche par défaut les commandes En attente d'expédition

Si la commande a été payée et est prête à être expédiée, son statut dans ShipStation doit être En attente d'expédition. La plupart de vos commandes s'importeront directement avec ce statut.

V3 Onglet Commandes, barre latérale gauche, statuts Commande. Le statut « En attente d'expédition » est encadré en rouge.

Une fois que vous avez créé une étiquette pour une commande, celle-ci passe automatiquement au statut Expédiée. Les autres actions peuvent faire passer une commande à un autre statut. En outre, selon les boutiques que vous connectez, les commandes peuvent parfois être importées sous d'autres statuts tels que En attente de paiement. Consultez les détails dans le tableau ci-dessous pour en savoir plus sur le fonctionnement des statuts de commande dans ShipStation.

État	Détails
En attente de paiement	Toute commande n'ayant pas été payée sera importée avec le statut En attente de paiement. Dans certaines boutiques, il n'est pas possible d'importer des commandes impayées. Consultez les articles d'aide à l'intégration pour trouver des détails sur l'importation des commandes spécifiques à vos canaux de vente. ShipStation définira le statut de la commande sur En attente d'expédition lorsque la boutique enverra les dernières informations indiquant que la commande a été payée. Vous pouvez aussi indiquer manuellement que la commande a été payée. Vous ne pouvez pas créer d'étiquettes pour les commandes dont le statut est En attente de paiement !
En attente	Les commandes En attente sont des commandes que vous ne souhaitez pas expédier tout de suite. Vous pouvez retirer les commandes du statut En attente d'expédition pour éviter que vos transporteurs expédient accidentellement ces commandes avant qu'elles ne soient prêtes. Par exemple, si une commande contient un article en rupture de stock ou comporte une alerte pour risque de fraude, vous pouvez définir son statut sur En attente jusqu'à ce qu'elle soit prête pour l'expédition. Vous pouvez mettre des commandes en attente de façon manuelle à tout moment ou utiliser une règle d'automatisation pour faire passer les commandes au statut En attente lors de leur importation. Vous pouvez également retirer manuellement le statut En attente d'une commande depuis l'onglet Commandes ou depuis Recherche rapide et Recherche avancée. Quelques boutiques en ligne, comme Magento, proposent un statut En attente et peuvent transmettre ce statut à ShipStation. Consultez les articles d'aide à l'intégration pour retrouver des détails sur votre canal de vente.
En attente d'expédition	Les commandes prêtes à être expédiées seront importées dans le statut En attente d'expédition. C'est ici que vous procéderez principalement à la gestion de vos commandes.
En attente de traitement	Les commandes qui sont envoyées au service de traitement, mais qui n'ont pas encore été traitées, porteront le statut En attente de traitement. De plus, les commandes Amazon Prime traitées directement par le vendeur seront importées sous le statut En attente de traitement, à moins que Amazon Buy Shipping ne soit activé dans le compte ShipStation.
Expédié(e)	Une fois que vous avez imprimé une étiquette pour une commande, ShipStation passera la commande au statut Expédiée pour indiquer qu'aucune tâche supplémentaire n'est requise concernant cette commande. Par ailleurs, les commandes seront déplacées ici lorsque vous les marquerez comme expédiées. ShipStation peut importer des commandes Expédiées de votre boutique, ce qui vous permet de générer des rapports complets sur ces commandes dans ShipStation.
Annulé(e)	Toute commande annulée dans ShipStation passera au statut Annulée. ShipStation peut importer des commandes annulées de votre boutique, ce qui vous permet de générer des rapports complets sur ces commandes dans ShipStation. Cependant, ShipStation n'envoie pas de notification à votre boutique lorsque vous annulez des commandes dans ShipStation. Pour cette raison, nous vous recommandons de procéder aux annulations dans votre canal de vente, puis de rafraîchir ShipStation afin de vous assurer que le statut de la commande correspond sur les deux plateformes.

Les statuts des commandes pour votre boutique peuvent ne pas correspondre exactement aux statuts utilisés par ShipStation. En effet, les statuts ShipStation sont directement liés à votre workflow d'expédition, ce qui peut expliquer la différence de statuts avec votre boutique. ShipStation met en relation ses statuts avec ceux de votre boutique à l'aide d'un processus de mappage.

Par exemple, dans votre boutique, le statut d'une commande prête à être expédiée peut être Payée, Non traitée ou Autorisée. ShipStation importe les commandes avec ces statuts dans En attente d'expédition.

Lorsque vous expédiez une commande ou que vous la marquez comme expédiée dans ShipStation, nous envoyons une notification à votre boutique. Ainsi, la boutique mettra à jour la commande de façon à ce que son statut corresponde à celui de ShipStation.

Statuts des commandes dans vos boutiques

Chaque boutique gère les statuts des commandes selon ses propres conditions, et certaines boutiques ne reconnaissent pas certains statuts.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités et les statuts pris en charge ainsi que sur les limitations de chaque plateforme, consultez nos articles Intégrations avec les boutiques et les plateformes marchandes pour les boutiques que vous connectez à ShipStation.

Rechercher des commandes

Deux options de recherche de commandes sont disponibles dans ShipStation :

Utilisez le champ Recherche rapide pour retrouver rapidement une commande d'après le champ Nom du destinataire, Article de commande, SKU, Numéro de commande ou d'autres critères. La recherche rapide utilise la méthode Commence par dans l'onglet Commandes, ce qui signifie que les résultats sont les articles qui commencent par les critères de recherche.
Utilisez la recherche avancée lorsque vous souhaitez effectuer une recherche parmi tous les statuts ou certains statuts de commande en combinant des options de filtres et des critères liés à la date. La recherche avancée utilise le critère Contient et recherche ces critères dans l'onglet Commandes.

Résultats de la recherche et date de commande

Quicksearch n'a aucune limite de temps pour rechercher des commandes, vous pouvez donc effectuer des recherches qui remontent à la création de votre compte.
Par défaut, la recherche avancée ne renvoie que des commandes datant de moins de trois mois, mais vous pouvez personnaliser le filtre de date afin de rechercher des commandes remontant à la création de votre compte.

Rechercher rapidement des commandes

Utilisez la recherche rapide pour trouver des commandes à l'aide des informations suivantes :

Numéro de commande
Nom de l'acheteur
Nom du destinataire
Nom d'entreprise
Adresse e-mail de l'acheteur
Nom d'utilisateur (l'identifiant de l'utilisateur d'une boutique ou d'une plateforme marchande)
Ville du destinataire
État du destinataire
Adresse n° 1 du destinataire
Nom de l'élément
SKU d'article
Numéro de suivi

Un encadré rouge met en évidence le champ de recherche avec le texte SH- et les numéros de commande correspondant au terme dans la grille des commandes.

Pour mieux comprendre comment la recherche rapide fonctionne...

La recherche rapide est une méthode de recherche « starts-with ». Ainsi, si vous recevez une commande de Saul Teesnak, ShipStation divisera ce nom en deux parties : Saul et Teesnak. Vous pourrez rechercher cette commande en utilisant Saul Teesnak, Saul, Teesnak, etc. Cependant, vous ne trouverez jamais cette commande en recherchant snak parce que le bloc snak commence par Tee.

Il en va de même pour les numéros de commande séparés par des tirets. Le numéro de commande 121-657485676-89705 est divisé en 121, 657485676 et 89705. Vous pourrez trouver cette commande en saisissant la totalité du numéro de commande, une partie ou le début de chaque partie.

Vous ne pourrez pas effectuer de recherche rapide pour les derniers chiffres d'un numéro de commande. Dans ce cas, utilisez plutôt la recherche avancée.

Annuler des commandes avec la fonctionnalité de recherche rapide

Après avoir effectué une recherche rapide, vous pouvez annuler des expéditions dans vos résultats de recherche correspondant aux statuts En attente de paiement, En attente, ou En attente d'expédition.

Si la commande a déjà été annulée ou expédiée, l'option est désactivée. Survolez le bouton Annuler pour afficher une infobulle qui explique pourquoi vous ne pouvez pas annuler de commande avec ces statuts.

Recherche de commandes avancée

ShipStation offre une option de recherche avancée pour rechercher des commandes selon plusieurs critères et pour affiner les résultats de la recherche à l'aide de filtres.

Pour effectuer une recherche avancée :

Cliquez sur Recherche avancée dans la barre latérale gauche de la grille des commandes.
Sélectionnez les critères de votre recherche, puis cliquez sur Rechercher.

Consultez le tableau ci-dessous pour obtenir des explications sur les critères de recherche disponibles.
Sélectionnez Réinitialiser pour réinitialiser tous les champs et lancer une nouvelle recherche, ou sélectionnez Quitter la recherche avancée pour revenir à la vue normale sur la grille Commandes.
Affinez et précisez vos résultats de recherche avancée en appliquant des filtres de commande dans la barre de filtres.

L'animation GIF ci-dessous montre une recherche avancée effectuée sur les commandes au sein d'une boutique spécifique pour retrouver les commandes marquées d'une balise « Backorder » et envoyer un e-mail de notification sur le réapprovisionnement. Consultez cet article pour découvrir comment créer vos propres modèles d'e-mails.

Le tableau suivant regroupe les critères et les paramètres que vous pouvez utiliser dans le cadre d'une recherche avancée.

Critères	Paramètres
État de la commande	En attente de paiement En attente En attente d'expédition Expédié(e) Annulé(e)
Boutique	Le statut par défaut est paramétré sur (Toutes), ce qui signifie que la recherche porte sur toutes les boutiques. Lorsque vous agrandissez, aucune boutique n'est sélectionnée. Quand vous sélectionnez votre première boutique, (Toutes) est remplacé par le nom de cette boutique. Si vous en sélectionnez 2 ou plus, le message 2 sur x sélectionnées s'affichera
N° de commande	Agit comme une recherche « contains » et non « starts-with » Aucune limite de caractères
Rechercher par Nom ou E-mail du destinataire	Agit comme une recherche « contains » Aucune limite de caractères
Nom de l'élément	Agit comme une recherche « contains » et non « starts-with » Aucune limite de caractères
SKU d'article	Agit comme une recherche « contains » et non « starts-with » Aucune limite de caractères
Option d'article (Valeur)	Cette recherche peut uniquement être exécutée dans la Recherche avancée. Ce filtre n'existe pas dans ShipStation. Les résultats de la recherche affichent les éléments sélectionnés par le client et non pas le nom de l'option d'article. Les options d'article et leurs valeurs correspondantes fonctionnent comme des paires clé:valeur. Les clés (par ex. « Flavor » dans l'exemple ci-dessous en rouge) NE PEUVENT PAS faire l'objet d'une recherche, mais les valeurs (« Peach » souligné en vert) PEUVENT faire l'objet d'une recherche. Par exemple, si vous recherchez votre boisson préférée, « Peach » (pêche) doit être affichée comme valeur sous la catégorie plus générale « Flavor » (Goût), la clé. Dans l'exemple ci-dessous, les options d'article comme « Flavor » sont les clés et les valeurs sont par exemple, « Pêche ».
Date de commande	Par défaut, nous effectuons une recherche sur les trois derniers mois, mais il n'y a pas de limite sur la portée de votre recherche. Pour modifier la plage de dates de la recherche, cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date ou saisissez la date dans les champs Date de la commande.

Trier les commandes

Utilisez les en-têtes de colonne dans la grille Commandes pour trier les commandes selon des critères tels que Date de la commande, Âge, Nom du destinataire ou d'autres informations relatives aux commandes.

Faites glisser les colonnes pour les réorganiser dans la séquence de votre choix. Faites défiler l'écran vers la droite ou vers la gauche pour afficher toutes les colonnes.

Cliquez sur le titre (par exemple, Âge, Nom de l'article ou Boutique) d'une colonne pour trier le contenu de cette colonne par ordre croissant ou décroissant (alphabétique, chronologique ou numérique).

Une animation GIF montre comment cliquer sur un titre de colonne pour trier les commandes par Âge ou par Date

Si une colonne que vous souhaitez voir ne s'affiche pas :

Cliquez sur le bouton Colonnes.
Dans la fenêtre contextuelle Gérer les colonnes, cliquez sur la ou les colonnes que vous souhaitez afficher dans la grille Commandes, et désélectionnez celles que vous ne souhaitez pas voir.
Cliquez sur Enregistrer les colonnes.
Faites défiler vers la droite pour voir les colonnes ayant été ajoutées à la grille.

Cliquez et faites glisser la souris pour les organiser dans la séquence de votre choix.

Grouper les commandes par attributs communs

La fonction Regrouper par vous permet de regrouper les commandes marquées comme En attente d'expédition de votre grille de commandes en fonction de divers attributs. Cela peut vous aider à trouver rapidement les commandes qui ont quelque chose en commun afin qu'elles puissent être préparées ensemble ou priorisées pour s'intégrer plus facilement dans votre workflow.

La fonction Regrouper par vous permet de regrouper les commandes en fonction des attributs suivants :

Boutique
Nombre d'articles
Quantité totale
Pays
Nom de l'élément
SKU d'article
Service requis

Une fois que vous avez créé des groupes dans votre grille de commandes, vous pouvez effectuer des tris supplémentaires au sein des groupes et mettre à jour simultanément toutes les commandes d'un groupe sélectionné.

Pour regrouper vos commandes dans la grille des commandes :

Cliquez sur le bouton Regrouper par.
Sélectionnez un champ pour regrouper vos commandes dans le menu déroulant.
Cliquez sur Combiner avec un autre champ si vous souhaitez ajouter un autre champ pour regrouper les commandes.
Sélectionnez un autre attribut pour regrouper les commandes, s'il y a lieu.

Le bouton Regrouper par affiche le nombre d'attributs actuellement utilisés.

Votre grille de commandes sera maintenant triée par groupes selon les champs que vous avez spécifiés.

Cliquez sur les en-têtes de colonne pour effectuer un tri supplémentaire au sein des groupes ou sélectionnez des groupes entiers pour mettre à jour simultanément toutes les commandes du groupe. Vous pouvez également ajouter des filtres lorsque votre grille est groupée pour affiner davantage votre affichage.

Pour ramener la grille des commandes à son état initial, cliquez sur le bouton Regrouper par et désélectionnez les champs.

Afficher les commandes à plusieurs articles

Les commandes comportant plusieurs articles afficheront (Multiple) dans les colonnes SKU de l'article et Nom de l'article. Vous pouvez également cliquer sur le triangle dans la colonne N° de commande pour ouvrir la commande et afficher tous les articles qu'elle contient directement depuis la grille Commandes.

Si vous combinez des commandes, cela créera également une commande avec plusieurs articles et plusieurs numéros de commande.

Dans les images ci-dessous, vous verrez une commande à plusieurs articles et une commande combinée. La commande combinée affiche également (Multiple) dans la colonne des numéros de commande.

Grille des commandes. Une commande à plusieurs articles et une commande qui a été combinée sont encadrées en rouge.

Cliquez sur le triangle dans la colonne N° de commande pour afficher les articles et les numéros de commande dans la grille.

Regrouper les articles dans la barre latérale d'expédition

Lorsque vous sélectionnez plusieurs commandes dans la grille de commandes, vous pouvez indiquer à ShipStation comment regrouper les documents commandés dans la barre latérale des expéditions. Vous pouvez les regrouper par Commandes ou par Articles :

Commandes	Articles

Pour modifier l'ordre de classement des articles, cliquez sur l'icône action et sélectionnez l'option que vous souhaitez utiliser.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez sélectionner au moins 2 commandes et activer l'option Afficher la barre latérale.