Créer des étiquettes avec des lots

Créer des étiquettes groupées à l'aide de lots et organiser le flux de travail d'expédition par lot.

L'expédition par lot est un processus qui vous permet d'organiser un grand nombre d'expéditions en conteneurs personnalisés. Vous pouvez alors assigner et traiter ces lots séparément de toute autre expédition afin de bénéficier de plus de flexibilité et de contrôle sur votre flux de travail. 

Pourquoi utiliser l'expédition par lot ?

Utilisez des lots pour regrouper des expéditions similaires, selon les critères de votre choix. Par exemple, créez des lots séparés pour les expéditions internationales, les expéditions prioritaires, les expéditions contenant des produits spécifiques ou l'expédition de commandes issues d'un entrepôt en particulier. Vous pouvez alors assigner ces lots à des utilisateurs spécifiques ou créer un flux de travail pour que votre équipe sache comment hiérarchiser certains lots. 

Créer un lot

Il existe deux façons de créer un lot dans ShipStation :

  1. Utilisez l'option + Créer un nouveau lot au niveau de la barre latérale de l'onglet Commandes (en bas à gauche).

  2. Cliquez sur Lot dans la barre latérale Expédition de l'onglet Commandes.

Créer un lot à partir de la barre latérale

Si vous avez sélectionné des commandes dans la grille des commandes, ShipStation les ajoute automatiquement au nouveau lot.

Créer un lot à partir de la barre latérale Expédition

ShipStation ajoutera automatiquement un nouveau lot à la liste des Lots ouverts (avec les commandes que vous avez sélectionnées).

Dans les deux cas, vous pouvez renommer le lot à votre convenance.

Pour changer le nom du lot, cliquez à nouveau dans le champ de texte pour le modifier.

Lots ponctuels

En plus de la méthode de création de lots décrite dans cet article, vous pouvez également créer un lot ponctuel. Ce type de lot se produit lorsque vous sélectionnez plusieurs commandes et que vous cliquez sur le bouton Créer une étiquette sans ajouter au préalable les commandes à un lot que vous avez créé.

Dans ce scénario, ShipStation crée un lot en arrière-plan afin de traiter les étiquettes, que vous pouvez ensuite imprimer en une seule action. Vous ne pouvez pas travailler sur des lots ponctuels comme vous le faites avec des lots normaux, puisqu'ils n'existent pas à l'état ouvert.

Accédez à Expéditions > Lots si vous avez besoin de vérifier le lot, de réimprimer des étiquettes ou de renommer/d'archiver le lot.

lot ponctuel

Ajouter des expéditions à un lot

Vous pouvez ajouter des commandes à un lot depuis l'onglet Commandes et la fenêtre des détails de la commande.

Procéder à l'ajout dans l'onglet Commandes

Autre méthode : sélectionnez les commandes et cliquez sur Lot au niveau de la barre latérale Expédition dans la grille des commandes, juste au-dessus du widget de configuration de l'expédition.

V3 Onglet Commandes, une flèche rouge pointe vers l'option Lot au-dessus de la barre latérale Expédition

Sélectionnez ensuite le lot auquel ajouter la commande dans la fenêtre pop-up Ajouter au lot.

Pop-up Ajouter à un lot. On voit le nom ou le numéro du lot, sa date de création et le nombre de commandes qu'il contient. Lien Créer un nouveau lot en bas de la fenêtre pop-up.

Si vous essayez d'ajouter une commande à un lot et que cette commande fait partie d'un autre lot, ShipStation affiche une alerte vous demandant si vous souhaitez déplacer les commandes vers le lot sélectionné ou les exclure du lot.

Depuis les détails de la commande

Dans le cas de commandes à plusieurs expéditions, toutes les expéditions sont ajoutées au lot. Si la commande fait déjà partie d'un lot, ShipStation affiche une alerte vous demandant de déplacer la commande ou de l'exclure.

Le nombre de commandes au sein d'un lot apparaît à côté du nom du lot, dans la liste Lot d'expéditions. Cliquez sur le nom du lot pour afficher les commandes et commencer à travailler dans votre lot

Vous pouvez également voir dans quel lot se trouve chaque commande en ajoutant la colonne Lot à votre grille.

V3_ORD_Grid_BatchColumn_MRK.png

Attribuer un lot

Lorsque vous créez un lot, soit vous assignez le lot à un utilisateur spécifique, soit ShipStation assigne automatiquement le lot à l'utilisateur sur lequel vous êtes connecté. 

Cependant, vous pouvez assigner des lots à d'autres utilisateurs à tout moment. La plupart des actions de lot, y compris la mise à jour des options d'expédition, ainsi que la création et l'impression d'étiquettes, ne peuvent être effectuées que par l'utilisateur assigné au lot. Tous les autres utilisateurs ont accès au lot en lecture seule, avec la possibilité d'assigner le lot à un autre utilisateur ou de saisir un commentaire lié au lot. 

Le nouvel utilisateur apparaît alors comme l'utilisateur désigné dans la liste de lots. Cet utilisateur bénéficie d'un accès complet aux actions de ce lot. Tous les autres utilisateurs ont accès au lot en lecture seule, avec la possibilité d'assigner le lot à un autre utilisateur ou de saisir un commentaire lié au lot. 

Travailler dans un lot

Comment afficher les expéditions de votre lot et apporter des modifications :

  1. Cliquez sur le lot sur lequel vous souhaitez travailler, en bas de la barre latérale gauche, dans l'onglet Commandes.

    V3 Barre latérale de l'onglet Commandes avec lot sélectionné

    Vous pouvez aussi accéder à l'onglet Expéditions, suivre Lots > Ouverts et cliquer sur le lot souhaité.

    V3_SHP_Batch-Open_MRK.png

    ShipStation ouvre alors l'écran Détails du lot, et toutes les commandes du lot seront automatiquement sélectionnées.

  2. Désélectionnez les commandes sur lesquelles vous ne souhaitez pas effectuer d'actions.

  3. Sélectionnez l'action que vous voulez exécuter dans le lot à partir des boutons d'action.

    V3_ORD_BatchDetails_ActionMenus_MRK.png

Différentes actions dans un lot

Lorsque vous travaillez dans un lot, vous pouvez réaliser plusieurs actions sur les expéditions du lot ou uniquement sur les expéditions sélectionnées dans le lot, en fonction des besoins de votre flux de travail. 

Dans un lot individuel, vous pouvez : 

  • Créer et imprimer des étiquettes pour les expéditions sélectionnées. On appelle cela traiter un lot.

  • Imprimer d'autres documents liés au lot, tels que des bordereaux d'expédition.

  • Ajouter un commentaire au lot dans son ensemble.

  • Utilisez le menu Mise à jour groupée pour mettre à jour le service, le colis, le poids, les dimensions, le lieu d'expédition, l'assurance, la confirmation, les notifications de plateforme marchande, le bordereau d'expédition et le modèle d'e-mail, les déclarations de douane ainsi que le compte d'expédition. 

  • Utiliser le menu Autres actions pour supprimer les expéditions d'un lot, déplacer les expéditions vers un autre lot, envoyer des notifications liées à une expédition ou exporter les expéditions du lot.

Vous pouvez également ouvrir la commande individuelle ou les détails d'expédition pour afficher les informations de commandes et d'expéditions spécifiques, et apporter des modifications individuelles selon vos besoins.

Traiter un lot

Le traitement d'un lot implique simplement la création et l'impression des étiquettes liées à ses expéditions. Vous pouvez traiter des commandes individuelles ou multiples au sein d'un lot, ou traiter plusieurs lots en même temps. 

Quelle que soit l'option que vous choisissez, lorsque le processus est lancé vous pouvez continuer à travailler pendant que ShipStation crée les étiquettes en arrière-plan. 

Traiter les expéditions dans un lot

La grille des détails du lot vous indique les actions ayant été exécutées sur les commandes.

V3 Détails d'un lot. L'encadré rouge met en évidence les colonnes de statut dans la grille

Vérifier les erreurs de lot

Vous pouvez rencontrer deux types d'erreurs lorsque vous traitez un lot :

  • Erreurs de validation et avertissements

    Ces types d'erreurs se produisent lorsqu'il manque des informations nécessaires pour créer une étiquette liée à une expédition, comme l'adresse d'expédition, le service d'expédition ou le type de colis, le poids ou les déclarations douanières pour les commandes internationales. 

  • Erreurs d'achat et de notification

    Les erreurs d'achat se produisent lorsque ShipStation tente d'acheter l'étiquette au transporteur et qu'il existe des erreurs de facturation ou d'autres erreurs liées au compte.

    Les erreurs de notification se produisent après la création de l'étiquette, lorsque ShipStation tente d'envoyer des notifications au marché ou au client concernant l'expédition. 

Ces erreurs apparaissent dans la fenêtre Statut du lot d'étiquettes et dans la File d'attente d'étiquette.

Archiver un lot

Les lots peuvent être ouverts, traités ou archivés. Une fois que vous archivez un lot, vous ne pouvez pas le modifier ni l'utiliser pour imprimer des documents, et il sera supprimé de l'affichage Lot actif. 

Remarque

Les expéditions des lots archivés restent visibles dans l'onglet Expéditions. Vous pouvez toujours imprimer des étiquettes ou des bordereaux d'expédition liés à une expédition individuelle en cas de besoin. 

ShipStation déplacera alors le lot vers la section Archivé(e) de l'écran Lots.

Remarques concernant les lots

  • Vous pouvez créer un nombre illimité de lots. 

  • Par défaut, les filtres sur les pages Expéditions > Lots montrent les 14 derniers jours. Cliquez sur le filtre Date pour modifier la période d'affichage des Lots.

  • Avant que vous ne puissiez traiter un lot, chaque expédition du lot doit inclure les informations d'expédition nécessaires pour créer l'étiquette (adresse d'expédition, service d'expédition et type de colis, poids et déclarations douanières pour les commandes internationales).

  • Si un lot est assigné à un utilisateur spécifique, alors toutes les commandes de ce lot lui seront également assignées.

  • Les utilisateurs qui ne sont pas assignés à un lot ne pourront accéder qu'en lecture seule aux lots et aux commandes. Toutefois, ils peuvent laisser des remarques liées au lot ou l'assigner à un autre utilisateur. 

  • Tant qu'un lot est ouvert, vous pouvez ajouter ou supprimer des expéditions selon vos besoins, même si les étiquettes ont déjà été imprimées.

  • Les lots archivés ne peuvent plus être modifiés ni utilisés pour imprimer des étiquettes. Cependant, vous pouvez quand même accéder aux commandes individuelles dans la grille des commandes ou des expéditions si vous avez besoin d'imprimer des documents ou d'annuler l'expédition.

lot ponctuel