Comment créer des étiquettes uniques, utiliser l'écran de synthèse des coûts, ce qui se passe quand on crée des étiquettes et comment les afficher.
La principale fonction de ShipStation est de créer des étiquettes pour vos expéditions. Afin de répondre aux besoins de votre flux de travail, il existe plusieurs moyens de créer des étiquettes :
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La création d'une étiquette unique pour une commande unique.
Consultez les articles Modifier les détails d'une commande et Configurer l'expédition si vous devez apporter des modifications à une commande avant de créer l'étiquette.
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La création de plusieurs étiquettes pour une seule commande (une expédition en plusieurs colis).
Pour savoir comment créer une expédition en plusieurs colis et quels transporteurs proposent cette option, lisez l'article Expéditions en plusieurs colis.
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La création des expéditions groupées (« Expédition par lots »).
La création d'expéditions groupées entraîne automatiquement la création d'un lot dans ShipStation. Pour en savoir plus sur les expéditions groupées, reportez-vous à cet article.
Vous pouvez créer des étiquettes pour les commandes dont le statut est En attente d'expédition ou En attente. Vous ne pouvez pas créer d'étiquettes pour les commandes dont le statut est En attente de paiement. Pour les commandes En attente de paiement, vous pouvez soit attendre que la boutique fasse passer la commande au statut En attente d'expédition, soit sélectionner le bouton Marquer comme payé pour la faire passer au statut En attente d'expédition.
Pour connaître les options permettant de réexpédier une commande dont le statut est Expédié, veuillez consulter notre article Réexpédier une commande.
Différence entre Créer des étiquettes et Imprimer des étiquettes
La création et l'impression d'étiquettes se produisent généralement en même temps, mais il s'agit de deux processus distincts. Consultez notre article sur l'impression d'étiquettes pour savoir comment imprimer une étiquette une fois qu'elle a été créée.
Il s'agit du cas le plus simple : une seule étiquette pour une seule commande.
Pour créer une étiquette unique liée à une commande :
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Configurez les options d'expédition de la commande (voir l'article Configurer l'expédition pour en savoir plus sur les différentes méthodes de configuration de l'expédition.
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Cliquez sur Créer + Imprimer l'étiquette.
Si vous voulez créer l'étiquette mais l'imprimer plus tard, cliquez sur la flèche du bouton Créer + Imprimer l'étiquette et choisissez Créer l'étiquette.
L'écran Révision des coûts
Si vous créez une étiquette en utilisant un transporteur ShipStation, un écran Révision des coûts s'affiche lorsque votre solde disponible est insuffisant pour couvrir le coût de l'étiquette et que vous n'avez pas activé l'approvisionnement automatique.
Ajoutez les fonds nécessaires (en général, le montant minimal autorisé est de 10 €) et cliquez sur Continuer.
Consultez l'article Gérer votre solde ShipStation pour savoir comment ajouter des fonds et approvisionner automatiquement votre solde ShipStation.
ShipStation affiche alors l'étiquette dans la fenêtre pop-up d'impression et vous permet de choisir une méthode d'impression (envoyer vers une imprimante à l'aide de ShipStation Connect, utiliser la fonction d'impression du navigateur ou télécharger l'étiquette afin de l'imprimer à partir d'une visionneuse PDF). Pour en savoir plus sur le processus d'impression, lisez les articles sur l'impression des étiquettes.
Pour ignorer la pop-up d'impression et pour que ShipStation envoie automatiquement vos étiquettes vers une imprimante spécifique, paramétrez une imprimante par défaut pour vos étiquettes.
Statuts d'expédition et de commande
Lors de la création de l'étiquette, ShipStation crée un dossier d'expédition que vous pouvez consulter dans l'onglet Expéditions.
De plus, ShipStation définit le statut de la commande sur Expédié, à moins qu'il n'existe d'autres expéditions liées à la commande pour lesquelles aucune étiquette n'a été créée. Dans ce cas, l'expédition individuelle faisant partie de la commande s'affiche comme étant Expédiée, mais la commande reste En attente d'expédition.
Si vous avez besoin de créer une étiquette pour expédier un colis à un client qui existe déjà dans votre onglet Clients, utilisez l'option Créer une étiquette dans la fenêtre pop-up d'informations sur le client.
Ce processus crée une étiquette avec un dossier d'expédition, mais ne crée pas de commande. De plus, aucun article n'est associé à ce dossier d'expédition.
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Cliquez sur Créer étiquette dans la fenêtre pop-up d'informations sur le client.
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Configurez le lieu d'expédition, le poids, le service d'expédition, le type de colis et tout autre détail selon vos besoins.
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Créez et imprimez l'étiquette, ou créez l'étiquette et imprimez-la plus tard.
Vous pouvez trouver le dossier d'expédition dans l'onglet Expéditions.
La création d'étiquettes et la répartition des articles en plusieurs expéditions déclenchent certaines actions dans ShipStation. Ces actions, même si elles se produisent généralement en même temps, sont des processus bien distincts.
La création d'étiquettes déclenche les actions suivantes dans ShipStation :
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ShipStation contacte le transporteur sélectionné pour demander l'étiquette. Le transporteur envoie ensuite l'étiquette à ShipStation au format PDF.
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ShipStation crée un dossier d'expédition.
Vous pouvez accéder au dossier d'expédition dans l'onglet Expéditions ainsi que sous la section Activité de l'expédition depuis l'écran Détails de la commande.
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ShipStation met à jour le widget de configuration de l'expédition de façon à ce qu'il affiche les détails de l'expédition et définit le statut de l'expédition comme Expédié.
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ShipStation met à jour le statut de la commande dans ShipStation sur Expédié, à moins que d'autres expéditions existent pour la commande pour lesquelles les étiquettes n'ont pas encore été créées. Référez-vous à la section Expéditions fractionnées pour plus de détails.
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ShipStation met à jour le Suivi de document intelligent pour indiquer que l'étiquette a été créée.
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ShipStation renvoie une notification au marché pour que la boutique puisse correctement mettre à jour la commande.
Il s'agit là du comportement par défaut de ShipStation. Vous pouvez empêcher les notifications de la plateforme marchande en fonction de l'expédition et modifier le comportement par défaut en matière de notifications dans les paramètres de notification de la boutique. Lisez l'article Notifications de la plateforme marchande pour plus de détails.
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ShipStation envoie un e-mail de notification d'expédition au client, si vous avez configuré la boutique de cette manière. Cette option est désactivée par défaut. Lisez l'article Notifications au client pour plus de détails.
Demander un reçu d'étiquette
Toutes les étiquettes créées dans ShipStation sont stockées dans notre système pendant 180 jours.
Si vous avez besoin de documents liés à une étiquette que vous avez créée dans ShipStation (pour présenter une demande d'indemnisation auprès d'une assurance, par exemple), contactez notre équipe d'assistance et indiquez le numéro de commande et/ou le numéro de suivi. Nous vous répondrons avec une copie des détails de votre transaction.
Lorsque vous fractionnez des articles en plusieurs expéditions dans une commande, des processus uniques se produisent.
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ShipStation crée une expédition supplémentaire au sein de la commande qui contient les articles que vous avez ajoutés.
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Cette nouvelle expédition apparaît sous forme de ligne dans la grille des commandes. La ligne affiche le même numéro de commande mais ne reflète que les articles contenus dans cette expédition supplémentaire.
Cela vous permet de sélectionner l'expédition directement dans la grille et de configurer les options sans ouvrir l'écran Détails de la commande.
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Le widget Configurer l'expédition dans les détails de la commande et la barre latérale Expédition affichent la configuration de l'expédition pour la commande.
Lorsque vous créez une étiquette pour chaque expédition individuelle, le processus est le même que pour créer une étiquette liée à une commande, à la seule différence que le statut de l'ensemble de la commande n'est pas défini sur Expédié tant que chacune des expéditions de la commande n'est pas expédiée.
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Pour savoir comment inclure des logos d'entreprise et des messages sur vos étiquettes, veuillez consulter la section Options liées au document de l'article Paramètres d'impression de ShipStation.
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Certains transporteurs imposent certaines restrictions pour leurs étiquettes, comme des limites de caractères ou la prise en charge des messages d'étiquette. Pour plus d'informations, consultez l'article dédié à votre opérateur dans notre Guide d'aide aux intégrations.
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La plupart des transporteurs installés dans les pays utilisant l'alphabet romain ne prennent pas en charge les caractères non romains sur les étiquettes créées avec leurs API. Si une adresse contient des caractères non romains (comme les kanjis, les Hanzi et les caractères cyrilliques), ces derniers peuvent être remplacés par des points d'interrogation.
Vous devez alors annuler l'étiquette, traduire le texte en anglais (en contactant le client ou en utilisant un programme comme Google Translate), puis copier le texte en caractères romains dans les champs du destinataire avant de créer une nouvelle étiquette.
Pour inclure également l'adresse d'origine, copiez-collez-la dans un éditeur de texte, imprimez-la séparément puis collez-la sur le colis à côté de l'étiquette.