Comment faire en sorte que vos expéditions soient conformes à la réglementation des douanes du Brésil dans ShipStation.
À compter du 1er janvier 2020, toutes les expéditions expédiées vers le Brésil doivent inclure le numéro d'identification fiscale du destinataire sur les étiquettes et les documents de douane. Toute expédition ne contenant pas ces informations sera renvoyée ou éliminée par les autorités douanières brésiliennes.
Lorsque vous acceptez une commande d'un client qui réside au Brésil, veillez à recueillir l'une des informations suivantes : le numéro CPF ou CNPJ. Les numéros CPF et CNPJ sont tous deux le résultat d'une opération arithmétique sur les nombres de base.
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CPF (Cadastro de Pessoas Físicas ou registre des personnes physiques) ou identifiant fiscal d'un particulier.
Le CPF compte 11 chiffres. Il est composé de 9 chiffres de base et de 2 chiffres à la fin. Format : 123.456.789-10
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CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) ou numéro d'identification fiscale d'une entreprise.
Un CNPJ est un numéro à 14 chiffres avec 12 chiffres de base et 2 chiffres à la fin. Format : 123.456.789/0000-00
Veuillez vérifier dans vos canaux de vente quelles sont les meilleures méthodes pour recueillir ces informations auprès de vos clients.
Cet article explique comment ajouter ces informations dans ShipStation afin qu'elles s'impriment correctement sur les étiquettes et les formulaires de douane. De plus, la section Identifier les commandes vers le Brésil vous fournit des stratégies pour identifier ces commandes et les porter à l'attention de votre personnel chargé des expéditions, l'enjeu étant de veiller à ce que toutes les commandes vers le Brésil soient correctement configurées avant d'imprimer leurs étiquettes.
Une fois que vous disposez de l'identifiant fiscal de votre client, ajoutez ces informations dans le champ Entreprise sous Destinataire dans ShipStation. Ainsi, vous serez sûr que l'ID apparaîtra à la fois sur les étiquettes et sur les formulaires de douane.
Format de l'identifiant fiscal pour les particuliers
Pour saisir le CPF, ou numéro d'identification fiscale pour un particulier, incluez « CPF » avant le numéro. Le numéro doit être au format suivant : 3 groupes de 3 chiffres séparés par un point, puis un tiret suivi des 2 derniers chiffres.
Par exemple : CPF 123.456.789-10
Format de l'identifiant fiscal d'une entreprise
Pour un numéro CNPJ (numéro d'identification fiscale d'une entreprise), saisissez le numéro suivi d'un tiret, puis indiquez nom de l'entreprise.
Par exemple : 123.456.789/1011-12 – Entreprise
Ces informations seront ensuite imprimées sur l'étiquette et sur tous les formulaires de douane requis pour l'expédition.
Erreur d'identifiant fiscal
Comme l'explique cet article, vous devez indiquer le numéro d'identification fiscale du client dans le champ Entreprise pour les commandes expédiées vers le Brésil. Même si ce numéro d'identification fiscale figure dans le champ Entreprise, il est possible qu'une erreur se produise si l'un de vos propres numéros d'identification fiscale apparaît également sur la commande.
Erreur : le format de référence de l'importateur n'est pas valide. Les formats corrects sont '000.000.000-00' et '00.000.000/0000-00'.
Si cette erreur persiste, consultez la section Détails de la commande > Déclarations des douanes > Identifiants fiscaux (colonne de droite sous Configuration de l'expédition), cherchez tout numéro d'identification fiscale supplémentaire (peut-être le vôtre) et supprimez-le.
Faites attention lorsque vous saisissez les numéros CPF et CNPJ, car toute erreur entraînera un numéro non valide.
Identifiez les commandes à expédier vers le Brésil pour aider votre personnel chargé des expéditions à vérifier que les numéros d'identification fiscale sont bien ajoutés avant de créer les étiquettes pour les commandes en question.
Utilisez l'une des méthodes proposées par ShipStation pour identifier les commandes :
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Filtres. Utilisez le filtre de pays pour identifier toutes les commandes expédiées vers le Brésil. Enregistrez le filtre pour y accéder plus rapidement à l'avenir.
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Ajoutez des tags avec des règles d'automatisation. Créez une règle d'automatisation qui ajoutera un tag à chaque commande dont le pays de destination est le Brésil. Vous pouvez ensuite utiliser les tags comme indicateur visuel, pour filtrer les commandes ou pour déclencher d'autres règles d'automatisation.
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Mettez les commandes en attente. Lorsque vous mettez des commandes en attente, celles-ci sont supprimées du statut En attente d'expédition afin qu'elles ne soient pas expédiées accidentellement tant que vous n'avez pas ajouté le numéro d'identification fiscale.
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Envoyez un e-mail à votre personnel chargé de l'expédition. Utilisez l'automatisation pour envoyer une alerte par e-mail à votre responsable des expéditions (celle-ci lui indiquera quelles commandes en sa possession sont destinées au Brésil).
Découvrez les détails ci-dessous pour chaque méthode. Vous pouvez utiliser n'importe quelle méthode ou une combinaison de méthodes pour adapter votre flux de travail.
Utilisez des filtres pour afficher uniquement les commandes à expédier vers le Brésil. Ajoutez ensuite le numéro d'identification fiscale au champ Entreprise pour chaque commande.
Pour filtrer les commandes par pays de destination :
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Cliquez sur le filtre Autre dans la barre de filtre.
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Choisissez Pays et sélectionnez Brésil dans la liste.
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Appliquez le filtre.
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Enregistrez le filtre si vous pensez l'utiliser fréquemment.
Le filtre enregistré apparaîtra sous la forme d'un onglet Vue personnalisée juste au-dessus de la barre de filtre. Il sera disponible pour tous les utilisateurs de votre compte.
ShipStation affichera toutes les commandes dont le pays de destination est le Brésil. À partir de là, vous pourrez modifier les commandes pour ajouter le numéro fiscal.
Si vous ne souhaitez pas modifier les commandes, vous pouvez également appliquer manuellement des tags ou mettre les commandes en attente afin que vous ou votre personnel chargé des expéditions puissiez facilement les identifier et les modifier ultérieurement.
Pour utiliser les règles d'automatisation, vous devez d'abord créer un tag pour vos commandes vers le Brésil, puis créer une règle qui ajoute le tag à toutes les commandes à destination du Brésil.
ShipStation appliquera désormais automatiquement votre nouveau tag à toutes les commandes expédiées vers le Brésil dès qu'elles seront importées.
Si vous avez des commandes existantes sous le statut En attente d'expédition auxquelles le tag doit être attribué, cliquez sur le bouton Réexécuter les règles d'automatisation. ShipStation appliquera toutes vos règles d'automatisation, et des tags seront ajoutés aux commandes déjà importées.
Au lieu d'ajouter des tags aux commandes (ou en plus de cette action), vous pouvez utiliser l'automatisation pour mettre les commandes en attente. Cela retirera les commandes du statut En attente d'expédition afin que votre personnel chargé des expéditions ne l'envoie pas jusqu'à ce que les modifications appropriées soient appliquées.
Si vous avez créé une règle de tag comme dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez simplement ajouter d'autres actions à cette règle.
Avec cette modification de la règle, ShipStation ajoutera un tag à la commande ET la déplacera du statut En attente d'expédition au statut En attente. Pour afficher et modifier les commandes, cliquez sur le statut En attente dans la barre latérale gauche de l'onglet Commandes.
Si vous souhaitez envoyer un e-mail à la personne de votre entreprise chargée de s'assurer que le numéro d'identification fiscale est correctement ajouté, vous devez d'abord créer le modèle d'e-mail que ShipStation utilisera. Consultez l'article Créer un modèle d'e-mail personnalisé pour savoir comment procéder.
Une fois que vous avez créé le modèle, vous pouvez créer une règle qui enverra un e-mail à votre responsable des expéditions. Dans cet exemple, nous allons ajouter ceci comme nouvelle action à la règle qui ajoute des tags aux commandes.
Désormais, en plus d'ajouter un tag, ShipStation enverra un e-mail à l'adresse e-mail saisie pour alerter votre personnel qu'une commande requiert son attention.